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DeutschDoch was sind eigentlich die Vorteile eines digitalen Rechnungs-Managements?
Bevor wir auf die Vorteile eingehen, erklären wir zunächst kurz die Begriffe “OCR-Erkennung” und die damit einhergehende “Künstliche Intelligenz (KI)”.Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognition, also die Erkennung von Zeichen in Dokumenten wie Bildern oder PDFs. Kurz gesagt: durch diese Technologie wird Text aus Dokumenten extrahiert und in lesbare Daten umgewandelt. Auch Handschrift kann hierbei inzwischen zuverlässig erkannt werden.
Die künstliche Intelligenz (kurz: KI) analysiert die Daten und wandelt diese auf Basis von Erfahrungswerten aus historischen Trainingsdaten in die notwendigen Informationen um, d.h. sie interpretiert die Buchstaben und Zahlen auf dem Dokument und leitet daraus bspw. den Bruttobetrag, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum oder den Rechnungsempfänger ab - so als würde ein Mensch eine Rechnung manuell auslesen.
In Kombination ergeben diese beiden Technologien zusammen eine super Symbiose für den Einsatz bei der digitalen Verarbeitung von Rechnungen (oder Rechnungs-ähnlichen Dokumenten).
Die Vorteile
(1) Schnelligkeit
OCR-Software ist in der Lage, Rechnungen mit hoher Geschwindigkeit zu scannen und zu analysieren, statistisch gesehen innerhalb von 5-8 Sekunden. Dadurch beschleunigen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse deutlich.(2) Kosten
Durch die schnellere Verarbeitung von Rechnungen können Kosten für manuelle Eingaben sowie Verarbeitungszeiten stark reduziert werden. Unternehmen können zudem mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten.(3) Geringe Fehlerquoten
KI-basierte Rechnungsverarbeitungs-Systeme können Rechnungen schneller verarbeiten und die Fehlerquote bei der Verarbeitung von Rechnungen verringern, da der Text 1-zu-1 extrahiert wird. Menschliche Tippfehler entstehen also erst gar nicht.(4) Skalierbarkeit
Unternehmen, deren Geschäftsmodell das Rechnungs-Management für andere Firmen ist (bspw. Factoring-Gesellschaften oder Finanzdienstleister), können besser und schneller wachsen, da sie mehr Rechnungen verarbeiten können, ohne dafür mehr Personal einzustellen.(5) Keine Limits
Software im Allgemeinen hat den Vorteil, dass sie nicht müde wird oder Erholungsphasen braucht, d.h. sie kann 24/7 Rechnungen digital verarbeiten und analysieren - auch dann, wenn Mitarbeiter im Feierabend sind. Somit ergeben sich für Unternehmen neue Potenziale: Rechnungen können schneller ausgezahlt werden und Mitarbeiter haben mehr Kapazitäten für andere Aufgaben.Mit SITEFORUM ein eigenes digitales Rechnungs-Management aufbauen
SITEFORUM hat bereits mehrere Kunden auf ein digitales Rechnungs-Management mit OCR-Erkennung und künstlicher Intelligenz umgestellt und blickt in diesem Bereich auf mehrjährige Erfahrungen sowie Partnerschaften zurück. Darüber hinaus beschränkt sich SITEFORUM nicht nur auf die Analyse und Extraktion der Daten, sondern kann weiterführende Workflows individuell umsetzen, die über das reine Rechnungs-Management hinausgehen.Dank der modularen Digitalisierungsplattform können u.a. Kundenportale schnell, flexibel und unkompliziert aufgebaut und langfristig ausgebaut werden, damit Kunden jederzeit Rechnungen einreichen können, Zugriff auf Ihre Daten haben und auch den aktuellen Status verfolgen können. Damit heben Unternehmen ihre Dienstleistung gegenüber ihren Kunden auf ein neues Level.
