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DeutschSpätestens seit Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes 2017 muss sich auch die kommunale Familie mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen. Seit geraumer Zeit haben bei der VAK Überlegungen im Raum gestanden, den Informationsaustausch zwischen der VAK und den Personalstellen ihrer Mitglieder komfortabel, zuverlässig, schnell – aber dabei stets sicher – zu ermöglichen.
Rasch wurde im Bereich Bezügekasse, die im besonderen Maße auf einen gut funktionierenden Informationsaustausch angewiesen ist, eine Projektgruppe gebildet, die gemeinsam mit der hauseigenen IT-Abteilung zum Ergebnis kam, dass ein Mitgliederportal die optimale Lösung darstellt.
Ende 2018 wurde mit der SITEFORUM GmbH der ideale Partner gefunden, der seinerseits bereits über jahrelange Erfahrungen in der Portalentwicklung (z.B. mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder – www.vbl.de) verfügt. Anfang 2019 wurde dann im Rahmen eines Pilotprojektes vereinbart, beginnend für den Bereich der Bezügekasse und ihre Mitglieder, ein digitales, webbasiertes Meldeportal aufzusetzen. VAKdirekt war geboren.
In den folgenden Monaten wurden die Workflows der zahlreichen Meldetypen mit Hilfe der SITEFORUM Digitalisierungsplattform umgesetzt. Einst komplexe Papierprozesse konnten mit dem Modul zur „Formular und Automatisierung von Geschäftsprozessen“ in dem Mitgliederportal abgebildet werden.
Anfang August 2019 war dann der große Moment gekommen: Die ersten berechtigten Personalstellen übermittelten via vakdirekt.de ihre zahlungsrelevanten Sachverhalte direkt, vollständig plausibilisiert und ohne Zeitverlust an die zuständige Sachbearbeitung in der Bezügekasse, die ihrerseits umgehend mit der weiteren Verarbeitung beginnen konnte. Der Versand per Post, Fax oder E-Mail war augenblicklich Geschichte.
Nun - Stand Ende Oktober 2019 - sind bereits 2.000 Meldungen elektronisch übermittelt worden. Mittlerweile melden über 50 Mitglieder der Bezügekasse (u.a. Kreise, Städte, Ämter, Gemeinden, Zweckverbände) über VAKdirekt und täglich werden es mehr. Hinzu kommt eine vollständig integrierte Cloud-Lösung, die es ermöglicht, ebenso sicher Dateien, Dokumente, Auswertungen usw. zwischen Mitglied und VAK auszutauschen.
„Der erfolgreiche Start unseres Mitgliederportals motiviert uns außerordentlich nun die nächsten Entwicklungsphasen anzugehen. Neben einer stetigen Optimierung der aktuellen Portal-Funktionalitäten sollen nun auch sukzessive die anderen Dienstleistungsbereiche – z.B. Umlage, Stellenbewertung und auch der neue Bereich Personalservice – integriert werden.” meint Sven Carstensen, Team Bezügekasse und Projektleiter.
Über die VAK
Entstanden ist die Versorgungsausgleichskasse Schleswig-Holstein (kurz VAK) im Jahr 1949, um eine zentrale, kommunale Beamtenversorgung in Schleswig-Holstein sicherzustellen.
Die VAK ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Kiel und untersteht der Rechtsaufsicht des Ministeriums für Inneres, ländliche Räume und Integration des Landes Schleswig-Holstein.
Zu den Mitgliedern gehören Ämter, Gemeinden, Städte, Kreise, Zweckverbände sowie sonstige juristische Personen des öffentlichen Rechts in Schleswig-Holstein.
Im Laufe der Zeit hat sich das Dienstleistungsspektrum vervielfacht, sodass die VAK in ihren verschiedenen Aufgabengebieten ein großes Portfolio an Dienstleistungen anbieten kann.
Ansprechpartner für dieses Projekt bei der VAK
Sven Carstensen
Team Bezügekasse
Telefon 0431/5701-202
E-Mail sven.carstensen@vak-sh.de
Internet: https://www.vak-sh.de
