Teilnehmer-Management für mehr als 10.000 Läufer beim RUN Thüringer Unternehmenslauf

Der "RUN Thüringer Unternehmenslauf" ist ein Teambuilding-Sport-Event für Unternehmen und deren Mitarbeiter aus ganz Thüringen. Rund 5 km durch die wunderschöne, historische Altstadt von Erfurt gilt es gemeinsam zu laufen, zu walken oder einfach zu spazieren. Er fördert nicht nur den Zusammenhalt und die Motivation der Mitarbeiter, sondern soll vor allem auch die Thüringer Unternehmen repräsentieren.

Ausgangssituation

Der RUN Thüringer Unternehmenslauf vereint Jahr für Jahr über 500 teilnehmende Unternehmen, die sich und ihre Mitarbeiter für die Teilnahme am Lauf anmelden / registrieren müssen. Darüber hinaus können auch zusätzliche Leistungen wie Präsentationsstände oder Versorgungs-Coupons bestellt werden, die das Event für das jeweilige Unternehmen abrunden. 

Die eingehenden Anmeldungen sowie die Bestellungen der Zusatzleistungen müssen ab Eingang fortlaufend vom RUN Team erfasst und organisiert werden, um einen reibungslosen Ablauf des Groß-Events sicherzustellen. Zudem müssen die Unternehmen letztendlich auch abgerechnet werden. 

Hierfür setzte RUN bisher auf zwei voneinander getrennten Bausteine: 

Zum einen auf eine rein informative Website, die nur vom bisherigen Dienstleister gepflegt werden konnte. Und zum anderen auf eine simple Teilnehmer-Plattform für Unternehmen zur Anmeldung der Mitarbeiter bzw. Läufer. Zusätzliche Leistungen rund um den RUN wurden per E-Mail oder telefonisch beantragt und verursachten einen erheblichen administrativen Mehraufwand.

Auftrag

SITEFORUM wurde von RUN beauftragt, die Website zu modernisieren sowie nutzerfreundlicher zu gestalten und das digitale Teilnehmer-Management umzusetzen. 

Wichtig war hierbei, den Medienbruch zwischen der Website und dem geschützten Teilnehmer-Bereich zu entfernen, sodass sich die Unternehmen nur noch in einer “homogenen Landschaft” bewegen. 

Darüber hinaus sollte die Buchung, Verwaltung und Abrechnung von Zusatzleistungen innerhalb der neuen Plattform möglich sein, um den gesamten organisatorischen Aufwand zu reduzieren.

Lösung

Auf Basis der SITEFORUM Digitalisierungsplattform wurde das Konzept zum Re-Design der Website mittels der CMS Applikation umgesetzt. Seitdem erstrahlt der Webauftritt in neuem Glanz und das RUN Team ist in der Lage, Inhalte eigenständig hinzuzufügen und anzupassen. 

Mit Hilfe verschiedener in der Digitalisierungsplattform enthaltener Applikationen konnte das digitale Teilnehmer-Management als eine All-in-one-Lösung umgesetzt werden. Die Teamkapitäne der Unternehmen können dadurch ihre Unternehmen und die Läufer im Self-Service anmelden und verwalten. Zusatzleistungen wie Präsentationsstände und Verpflegungs-Coupons können ebenfalls direkt gebucht werden. 

Als “i-Tüpfelchen” kann außerdem jeder Teilnehmer im Nachgang der Veranstaltung seine persönliche Urkunde über die Website herunterladen.

Ergebnis

Die neue Website www.thueringer-unternehmenslauf.de inkl. Self-Service Teilnehmer-Management wurde pünktlich zum Kick-Off-Event freigeschaltet und seither rege besucht. 

Erfreulicherweise wurde nun auch erstmals in der Geschichte des RUNs die magische Marke von 10.000 Läufern “geknackt” und somit auch ein neuer Teilnehmerrekord aufgestellt: 10.561.

Auch die Buchung der Zusatzleistungen wurde intensiver angenommen als in allen Jahren zuvor, sodass man das Projekt abschließend als einen vollen Erfolg bewerten kann.

Dank neuer Auswertungsmöglichkeiten und der einfachen Verwaltung von Unternehmen, Teilnehmern und Buchungen von Zusatzleistungen, wurde dem RUN-Team die Organisation des Groß-Events erleichtert.

Randnotiz: Die SITEFORUM Mannschaft hat - wie in den Jahren zuvor - natürlich auch am Event teilgenommen und einen kleinen Teil des Teams unter dem Motto “We run the RUN!” ins Rennen geschickt.