English
DeutschDie 1929 gegründete Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (kurz: VBL) versichert und versorgt bundesweit mehr als 4,4 Millionen Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst und 1,3 Millionen Rentner. Ihre Leistungen sind Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenrenten im Rahmen der tarifrechtlich vorgesehenen Pflichtversicherung sowie Versicherungsprodukte auf freiwilliger Basis für die zusätzliche kapitalgedeckte Altersvorsorge.
Ausgangssituation
Bei einer Mitgliederzahl in dieser Größenordnung erkannte die VBL bereits frühzeitig den Bedarf nach einer Plattform zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse, da sowohl die Beantragung oder Änderung von Leistungen durch die Mitglieder als auch die Bearbeitung und Kommunikation durch die VBL ausschließlich schriftlich (größtenteils postalisch) ablief. Ein Umstand, der einen hohen Personalbedarf erforderte und in enorm lange Bearbeitungszeiten mündete. Auch ein grundlegendes Fehlerpotential war durch die manuelle Bearbeitung jederzeit gegeben.
Auftrag
Die VBL beauftragte nach einer intensiven Anbieter-Recherche SITEFORUM mit dem Aufbau eines Self-Service-Kundenportals, in dem ihre Kunden sämtliche Leistungen digital beantragen, Änderungen digital melden und Informationen digital erhalten sollten. Als Kunden zählen dabei sowohl Versicherte als auch Arbeitgeber aus dem öffentlichen Sektor. Auch die Kommunikation sollte zentral über das Portal erfolgen.
Die aufwendige Bearbeitung für die VBL-Sachbearbeiter sollte mithilfe von digitalen Workflows zudem deutlich effizienter und teilweise automatisiert gestaltet werden. Auch die Integration einer digitalen Signatur im Antragswesen war eine wichtige Voraussetzung für das Projekt, da ein Großteil der Anträge im Government-Umfeld stets eine Unterschrift erfordern. Des weiteren sollte die Anbindung an das vorhandene ERP-System von SAP realisiert werden, damit Informationen und Daten schneller und fehlerfrei ausgetauscht werden können.
Als Zusatzanforderung wurde im Laufe der Zusammenarbeit außerdem die Authentifizierung mithilfe des neuen Personalausweises (nPA) definiert.
Lösung
SITEFORUM setzte zunächst auf Basis seiner Digitalisierungsplattform ein Self-Service-Kundenportal auf, das allen Mitgliedern einen sicheren Login ermöglicht. In dieser Umgebung konnte man als Kunde so bereits seine Stammdaten ändern und bekam alle wichtige Informationen rund um seine Leistungen bei der VBL im Mitgliederbereich bereitgestellt - entweder über das Mitteilungssystem oder als Download (bspw. Steuerbescheide, Rentennachweise oder Zulagen). Die Inhalte und Dokumente waren dabei personalisiert für den jeweiligen Nutzer oder ganz allgemein für alle Mitglieder. Über Nutzergruppen, die bereits im SITEFORUM Standard enthalten sind, wurden die unterschiedlichen Kundengruppen “Versicherte” und "Arbeitgeber" mit unterschiedlichen Berechtigungen versehen.
Anschließend wurden aus den bisherigen Anträgen nutzerfreundliche digitale Formulare für einen komfortablen Self-Service entwickelt und die digitale Signatur integriert. Für die Sachbearbeiter der VBL wurde zudem ein Prozess umgesetzt, über den alle eingehenden Anträge und Nachrichten automatisiert verteilt werden. Dadurch wurde aus dem bisherigen komplexen Schriftverkehr eine bequemer Workflow für Kunden und die VBL.
Zudem wurde für den geforderten “Login per Personalausweis” das AusweisIdent-Verfahren eingesetzt. SITEFORUM erhielt hierfür die erforderliche Zertifizierung der Bundesdruckerei.
Ergebnis
Das Kundenportal “MeineVBL” wird bis dato von mehr als 700.000 Versicherten und mehr als 15.000 Mitarbeitern aus den Personalstellen der Arbeitgeber verwendet. Von der Anmeldung neuer Versicherter, über einen Online-Versicherungsabschluss mit digitaler Signatur, bis hin zu einem hoch-plausibilisierten Online-Rentenantrag wurden hier ausgezeichnete E-Government Prozesse umgesetzt.
„Mit den Webservices von SITEFORUM verfügen wir über die optimale Infrastruktur, um unseren Kunden im Internet und unseren Mitarbeitern im Intranet eine optimale Informations-, Kommunikations- und Serviceplattform zur Verfügung stellen zu können. Das Software-as-a-Service Modell ermöglicht uns auch in Zukunft unser Kundenportal Meine VBL "State of the Art" weiterzuentwickeln und weitere moderne E-Government-Angebote zu realisieren.“
Martin Appel, Chief Digital Officer bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Die VBL hat die Grundstrukturen für das Portal “MeineVBL” angepasst und betreibt die Plattform seit 2021 selbst. Die Erfahrungen aus der 15-jährigen Zusammenarbeit mit SITEFORUM waren dabei extrem hilfreich, um die Digitalisierungsstrategie weiter zu verfolgen.
