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DeutschTHOR® ist als Personaldienstleister mit 1.000 Mitarbeitern aus verschiedenen Fachgewerken ein führendes Unternehmen in der Haus-, Gebäude- und Versorgungstechnik. Die THOR-Monteure werden bundesweit bei verschiedenen Bauprojekten eingesetzt. Dabei stehen ihre Disponenten vor der Herausforderung, immer den Mitarbeiter zu finden, der von seinen Qualifikationen und persönlichen Kompetenzen am besten zum Kundenauftrag passt.
Ausgangssituation
Die Mitarbeiter von THOR® sind in verschiedenen Fachgewerken qualifiziert: Heizungs- und Sanitärtechnik, Kältetechnik, Klimatechnik, Lüftungstechnik, Rohrleitungsbau, Elektrotechnik und Aufzugstechnik. Jedes Gewerk umfasst unzählige Einzel-Qualifikationen und Tätigkeiten, die bei einer Kundenanfrage abgefragt werden können. Dabei stets den passenden Monteur aus dem Mitarbeiterpool zu finden, erforderte bis zuletzt einen erheblichen Aufwand, da das Wissen über die Qualifikationen nur in Papierform in der Personalakte und in den Köpfen des persönlichen Disponenten steckte. Bei den meisten Anfragen glich dies der berühmten Suche nach “der Nadel im Heuhaufen”.
Auftrag
THOR® beauftragte deshalb SITEFORUM eine komplexe aber nutzerfreundliche Qualifikationsabfrage zu entwickeln, um jede einzelne Qualifikation eines Mitarbeiters digital erfassen und nachhalten zu können. Zudem sollte der Mitarbeiterpool bei einer Kundenanfrage jederzeit einfach durchsucht werden können, um die Disposition für das Tagesgeschäft zu entlasten. In anderen Worten: ein Matching von Mitarbeiterqualifikationen und Kundenanforderungen.
Beispiel: zeige alle Mitarbeiter mit sehr guten Kenntnissen im WIG-Schweißen, Höhentauglichkeit bis 50m, Grundkenntnissen in Englisch und sehr guter Teamfähigkeit.
Die Komplexität ist dabei sehr besonders, da sich die gesamte Abfrage aus über 800 untereinander abhängigen Einzel-Qualifikationen zusammensetzt. Zudem musste aufgrund der verschiedenen Nationalitäten der Mitarbeiter eine Mehrsprachigkeit realisiert werden.
Lösung
THOR® nutzte bereits unser Mitarbeiterportal auf Basis der SITEFORUM Digitalisierungsplattform. Somit konnte direkt mit der Umsetzung gestartet werden. Mit Hilfe des SITEFORUM Form Builders wurde zunächst die mehrstufige Qualifikationsabfrage realisiert. Der Vorteil: das Modul ist von Haus aus mehrsprachig und generisch, d.h. die Abfrage kann jederzeit von der internen IT-Abteilung angepasst, erweitert und in neue Sprachen übersetzt werden.
Die Abfrage wurde anschließend im Mitarbeiterportal freigeschaltet, worüber jeder Mitarbeiter mit seinem Firmen-Tablet seine Qualifikationen im Self-Service angeben konnte. In weniger als 30min entstand so ein vollständiges Qualifikationsprofil für jeden Monteur.
Abschließend entwickelte SITEFORUM eine Liste mit zahlreichen Filtern, um den gesamten Mitarbeiterpool nach Qualifikationen durchsuchen zu können. Dabei können Suchaufträge für wiederkehrende Vorgänge gespeichert und nach Trefferquote (Anzahl der Übereinstimmungen) sortiert werden.
Ergebnis
Jeder THOR® Mitarbeiter hat inzwischen ein vollständiges Qualifikationsprofil, dass die Disponenten bei der täglichen Auftragsplanung unterstützt. Die Abfrage wurde außerdem in den Recruitingprozess integriert, sodass neue Mitarbeiter ab dem 1. Tag gesucht werden können. Dadurch wurde das Tagesgeschäft der Disponenten verbessert und effizienter gestaltet. Selbst die hausinterne THOR® Akademie nutzt das Tool inzwischen für die Abteilung von Aus- und Weiterbildung.
In einer nächsten Ausbaustufe ist es nun geplant, eine Auftragsplanung zu entwickeln und anzubinden, um die bisherigen Excel-Tabellen abzuschaffen und neben der Qualifikation u.a. auch Verfügbarkeiten und Fahrzeiten zum Einsatzort abzubilden.
