Digitalisierung von Finanzdienstleistungen: Automatisierte Erfassung von 200.000 Rechnungen mit Hilfe von OCR-Technologie

Die “nordwest Factoring & Service GmbH” aus Hamburg gehört mit mehr als 120 Kunden und 35 Jahren Erfahrung zu den führenden mittelständischen Factoring-Gesellschaften in Deutschland. Das Unternehmen bietet seinen Kunden ein Full-Service-Factoring, also ein umfassendes Angebot aus Finanzierung, Sicherheit und Dienstleistung. Dabei legt der Factoring-Dienstleister vor allem einen großen Wert auf Schnelligkeit, Kundennähe, Flexibilität und Zuverlässigkeit.

Ausgangssituation

Die Kunden von nordwest arbeiten international in den unterschiedlichsten Branchen: Logistik & Transport, Großhandel, Personaldienstleistung und Industrie. Jedes dieser Unternehmen (Kreditoren) hat selbst eigene Kunden (Debitoren, insgesamt ca. 35.000), die deren Dienstleistung in Anspruch nehmen und dementsprechend abgerechnet werden müssen. Dabei übernimmt nordwest das gesamte Debitoren- und Forderungsmanagement. 

Eine der Hauptaufgaben hierbei ist die Erfassung, Prüfung und Archivierung aller eingehenden Rechnungen und Belege (ca. 200.000 Stück pro Jahr), die über unterschiedliche Kanäle eingereicht werden: per E-Mail, per Post oder hin und wieder auch per Fax. Diese Prozesse wurden bisher manuell übernommen, d.h. die Rechnungen wurden von den Mitarbeitern persönlich geprüft, danach einzeln im ERP-System erfasst und abschließend auf dem Serverlaufwerk archiviert. Ein Umstand, der in dieser Größenordnung zu viele personelle Ressourcen bindet, nicht mehr zeitgemäß ist und vor allem die Wachstumspläne des Unternehmens sehr stark einschränkt. Die Entscheidung zur Übernahme weiterer Factoring-Gesellschaften stand strategisch zu diesem Zeitpunkt bereits fest und soll zukünftig mit möglichst wenig zusätzlichem Personal realisiert werden.
 

Auftrag

Simon Schach - einer von drei Geschäftsführern der Factoring-Gesellschaft - beauftragte SITEFORUM mit der Konzeption und Umsetzung eines interaktiven Portals, das sowohl von den Kunden als auch von den Mitarbeitern produktiv genutzt werden kann und einen hohen Grad an Automatisierung aufweist. 

Als Kunde sollen Rechnungen / Belege entweder über einen Login direkt im Portal hochgeladen oder aber bequem per E-Mail an das Portal geschickt werden können. Anschließend sollen die Rechnungen automatisiert ausgelesen und auf Plausibilität überprüft werden, damit Mitarbeiter der Belegerfassung nur noch abweichende Daten prüfen müssen. Abschließend sollen die geprüften Daten an das ERP-System übergeben werden können, um weitere Prozesse wie die Limitprüfung oder Auszahlung anzustoßen. Zudem soll die Archivierung automatisiert erfolgen und jede Rechnung unkompliziert gefunden werden können.
 

Lösung

SITEFORUM machte zunächst eine 2-wöchige Bestands- und Prozessanalyse in Hamburg, um sich ein klares Bild von der bisherigen Softwarelandschaft sowie den kritischen Abläufen im Tagesgeschäft zu machen. Auf Basis dieser Analyse wurde ein Konzept erstellt und die Entwicklung gestartet.

Wie vom Kunden gewünscht, besteht das Portal aus zwei Bereichen, die fest miteinander verbunden sind: dem Kundenportal sowie dem Produktiv-Portal für Mitarbeiter. Für die Einreichung von Rechnungen wurde direkt im Kundenportal ein komfortabler Upload eingebunden (Login erforderlich). Für die bequeme Einreichung von Rechnungen per E-Mail wurden zudem ein Mailserver mit kundenspezifischen E-Mail-Postfächer bereitgestellt, die automatisiert vom Portal abgerufen werden. 

Alle eingereichten Rechnungen werden anschließend mithilfe von OCR-Technologie und künstlicher Intelligenz stapelweise innerhalb von Sekunden ausgelesen und auf Plausibilität geprüft, d.h. ist die richtige Bankverbindung auf der Rechnungen, stimmen die Beträge rechnerisch überein, passt die angegebene Kundennummer zum Kundenkonto, usw. Die Daten werden anschließend im sogenannten “Rechnungseingang” für das nordwest Personal bereitgestellt. SITEFORUM setzt hierbei allerdings auf keine standardisierte OCR-Analyse sondern auf eine flexible Lösung, um Rechnungen nach den exakten Vorgaben des Auftraggebers zu analysieren.

Die abschließende Prüfung der ausgelesenen und “vorgeprüften” Rechnungsstapel erfolgt in einem übersichtlichen Splitscreen (Rechnung links, Daten rechts) durch das Personal im Schnelldurchlauf, da nur noch Rechnungen mit abweichenden Daten manuell überprüft werden müssen.

Nach der Übergabe der fertigen Rechnungsdaten an das ERP-System werden die Daten zudem automatisch archiviert. Das Archiv wurde darüber hinaus mit einer Suchfunktion ausgestattet, um Rechnungen auf Basis verschiedener Kriterien in sekundenschnelle wieder zu finden.
 

Ergebnis

Schon nach wenigen Tagen war die Zeitersparnis durch die automatisierte Erfassung und Prüfung der Rechnungen für die Mitarbeiter spürbar. 

“Wir haben noch nie so schnell und einfach Rechnungen erfasst, wie über das neue Portal. In Einzelfällen sparen wir bis 100 % der bisherigen Erfassungszeit ein. Das ist wirklich klasse!”

Und auch der Übernahme neuer Factoring-Gesellschaften sieht man bei nordwest nun entspannt entgegen: 

“Ohne das Portal und die Automatisierung der Prozesse, hätten wir für die Übernahme mehr Zeit einplanen und auch Personal aufstocken müssen, um mit der Masse an Daten fertig zu werden. Jetzt arbeitet das Portal für uns und nimmt uns wichtige Aufgaben ab. Zudem hält es uns den Rücken für andere Themen frei, für die wir nun mehr Zeit haben!”

Die Geschäftsführung von nordwest beauftragte schon kurze zeit später weitere Ausbaustufen, um andere wichtige Prozesse ebenfalls zu automatisieren und den Kundenkomfort weiter zu steigern. Diese befinden sich bereits in der Umsetzung und sollen bis Ende des Jahres 2023 produktiv genutzt werden.