System-E-Mails

1. Übersicht 2. Zurücksetzen
3. Haupt-Template
4. Statistik

v12.1 - Stand: 22.02.2023

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Mit SITEFORUM System-E-Mails werden per E-Mail automatisch Informationen z. B. über den Portalstatus oder über Neuigkeiten, wie neue Forenbeiträge, geliefert. Diese E-Mails können von Nutzern mit entsprechenden Rechten abonniert werden.

Sie können Layout sowie Inhalt der System-E-Mail individuell anpassen. Mit Hilfe eines WYSIWYG-Editors können Sie die E-Mails einfach formatieren und Ihren Anforderungen entsprechend gestalten. Jede E-Mail enthält vordefinierte Platzhalter, die Sie verwenden können, um die E-Mail zu personalisieren. Hier können Sie alle existierenden E-Mails einsehen, bearbeiten und anpassen.
Hinweis: Sie benötigen die Rolle "Content Manager" oder "Portal Master", um System-E-Mails anzupassen.

1. Übersicht

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > System-E-Mails.

Sie gelangen auf die Übersicht aller System-E-Mails.


 

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Achtung:

• Beachten Sie bitte, dass diese Einstellungen nur für die ausgewählte Sprache gelten. Wenn Sie anderssprachige, z. B. englische System-E-Mails bearbeiten möchten, so stellen Sie bitte die Sprache unterhalb des Eingabefensters um.
• Verwenden Sie HTML Links wie <a href="$link">Link Name</a> nur in der Quellcode Ansicht.
• Nur die mit * (Stern) gekennzeichneten Platzhalter sind auch im Betreff der E-Mail verfügbar.

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System-E-Mails aus den folgenden Bereichen werden mit jedem Portal mitgeliefert:

• Kalender
  • Benachrichtigung über einen neuen Teilnehmer
  • Erinnerung an einen Termin
• Kampagnen
  • Abonnement Bestätigung für Besucher, die ihre E-Mail zum Newsletter hinzugefügt haben
  • Benachrichtigung über die Abbestellung des Newsletters für Besucher, die ihre E-Mail vom Newsletterverteiler entfernt haben möchten
• CMS
  • Benachrichtigung über neue Inhalte bei Menüs, Foren und Dokumentordnern
  • Benachrichtigung über weitergeleitete Portalinhalte
  • Benachrichtigung über neuen Kommentar zu Portalinhalten
  • Benachrichtigung über neuen Gäste-Kommentar zur Überprüfung
  • Benachrichtigung über neuen Kommentar zu eigenen Inhalten
  • Benachrichtigung für einen Editor über freigegebenen Inhalt
  • Benachrichtigung für einen Editor über den abgelehnten Inhalt
  • Benachrichtigung für einen Kontrolleur darüber, dass die Reaktionszeit abgelaufen ist
  • Benachrichtigung für einen Kontrolleur über neu erstellten Inhalt
• Unternehmen
  • Benachrichtigung über eine neue Visitenkarte
  • Benachrichtigung über neue Unternehmensinhalte
• Kontakte
  • Kontaktanfrage akzeptiert
  • Kontaktanfrage erhalten
  • Sie habe eine neue private Nachricht erhalten
• Form Builder
  • Benachrichtigung über neue Formulardaten
• Forum
  • Neuer Forumsbeitrag muss überprüft werden; Postmoderation
  • Neuer Forumsbeitrag muss überprüft werden; Postmoderation
  • Neuer Forumsbeitrag muss überprüft werden; Vormoderation
  • Benachrichtigung über eine neue Antwort auf eigenen Forenbeitrag
• Gruppen
  • Benachrichtigung über einen neuen Gruppenantrag
  • Einladung, einer Gruppe beizutreten
  • Benachrichtigung über einen neuen Antrag zum Beitritt der Gruppe
  • Benachrichtigung für Abonnenten über neue Inhalte ihren Gruppen
• InvoiceOnline
  • Benachrichtigung über eine neue unbestätigte Rechnung
  • Benachrichtigung über unbearbeitete Rechnungen im Posteingang(Ordner)
  • Benachrichtigung über neue unbestätigte Rechnungen im Posteingang(Ordner)
• Medien Pool
  • Benachrichtigung über bald endende Medien Pool Dateien
  • Benachrichtigung über bald erreichtes Speicherplatzlimit
• Nutzer
  • Nutzerzugriff zum Portal wird verweigert
  • Information über neuen temporären Login
  • Information über temporären Login
  • Einladungsmail
  • Login Token Mail
  • Benachrichtigung über neue Nachricht in Ihrem Profil
  • Benutzerpasswort bald abläuft
  • Benutzeranmeldedaten mit einem Zufallspasswort
  • Benutzerpasswort wurde zurückgesetzt
  • Information über Passwort Einmal-URL
  • Information über das Löschen eines Nutzers
  • Aktivierungsmail für neue Nutzer
• Projekte
  • Benachrichtigung über ein Projekt
  • Benachrichtigung über eine Aufgaben-Zuweisung
  • Benachrichtigung über einen Aufgaben-Status
• Shop
  • Auftragsbestätigung
  • Neue Bestellung erhalten; Benachrichtigung für Käufer
  • Neue Bestellung erhalten; Benachrichtigung für Shop Manager
  • Lieferantenbenachrichtigung
  • Benachrichtigung über ein neues Angebot
• Statistik
  • Täglicher Bericht über sämtliche Portalaktivitäten
• Eigene System-E-Mails

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1.1 Hinzufügen

Hinweis: Eigens erstellte System-E-Mails können Sie aktuell nur im Bereich Netzwerk & Community > Mitgliedschaften zuweisen, wenn z. B. eine System-E-Mail verschickt werden soll, weil eine Mitgliedschaft demnächst ausläuft. Benötigen Sie eine System-E-Mail für eine Aktion, die nicht mitgeliefert wurde, so kontaktieren Sie uns bitte.

1. Klicken Sie auf den Button + Hinzufügen.

2. Geben Sie im Bereich E-Mail Beschreibung in das Pflichtfeld Name den Namen der System-E-Mail ein.
3. Geben Sie in das Pflichtfeld Absender den Absender der Mail ein.
4. Geben Sie in das Pflichtfeld Betreff einen Betreff ein.
5. Aktivieren Sie Haupt-Template nutzen, sofern Sie dies wünschen.
6. Geben Sie in das Feld Inhalt- HTML den gewünschten Text der System-E-Mail ein. Nutzen Sie den WYSIWYG-Editor, um die E-Mail zu formatieren.
7. Geben Sie in das Feld Inhalt- Text den gewünschten Text der System-E-Mail ein.
8. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
9. Im Bereich Sprachauswahl umstellen auf: können Sie die Sprache in Ihrer administrativen Oberfläche ändern. Klicken Sie auf die gewünschte Sprache.

Die neue System-E-Mail wird in der Übersicht im Bereich Eigene System-E-Mails aufgelistet.



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1.2 Bearbeiten

1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Bearbeiten.

3. Der Reiter Bearbeiten öffnet sich.
4. Bearbeiten Sie alle Felder und den Inhalt der E-Mail wie gewünscht.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

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1.3 Anhänge

1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Anhänge.

3. Laden Sie Dateien hoch, die der E-Mail hinzugefügt werden sollen.
4. Drücken Sie den Button Hochladen.
5. Bestehende Anhänge werden Ihnen abgezeigt. Diese können hier gelöscht werden oder für bestimmte Sprachen freigegeben oder entfernt werden.
6. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

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1.4 Löschen

Hinweis: Sie können nur selbst hinzugefügte E-Mails löschen. System-E-Mails, die vom System vorgegeben sind, können nicht gelöscht werden.

1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Löschen.

 

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
4. Das Löschen wird mit einer Erfolgsmeldung bestätigt.

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2. Zurücksetzen

Hinweis: Es werden die Standard-E-Mails, die Sie bearbeitet und verändert haben, an dieser Stelle wieder auf den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt.

1. Klicken Sie in der Übersicht oben rechts auf Zurücksetzen.

 

2. Wählen Sie, ob sie nur E-Mail-Adresse austauschen wollen, oder auch die E-Mail-Inhalte zurücksetzen wollen.
3. Geben Sie in das Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse ein, die als Absender für alle E-Mails genutzt werden soll.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

 

1. Wählen Sie in der Übersicht die E-Mail aus, die Sie zurücksetzen möchten.
2. Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Zurücksetzen.

 

3. Alle E-Mail Inhalte werden auf Standardeinstellung zurückgesetzt.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.

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3. Haupt-Template

Erstellen Sie ein Template für alle System-E-Mails.
Sie können mittels HTML das Template für System E-Mails bearbeiten.
Dieses Template dient als Vorlage zur Gestaltung von System E-Mails und definiert die Positionierung von Bildern und Überschriften.

Klicken Sie auf Haupt-Template in der Navigation, um das Template anzupassen.
Das Template kann für jede Sprache, sowie für interne und externe Empfänger individuell angepasst werden. Um die Sprache zu ändern, klicken Sie unterhalb des Feldes auf das entsprechende Icon.
Um den System-Email-Inhalt einzufügen, verwenden Sie den Platzhalter $content.



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4. Statistik

1. Klicken Sie in der linken Navigation, unterhalb von System-E-Mails auf Statistik.
2. Wählen Sie im Bereich Zeitraum das Startdatum über die Auswahllisten den Start der E-Mails.
3. Wählen Sie im Bereich Zeitraum das Ablaufdatum über die Auswahllisten das Ende der E-Mails.
4. Schränken Sie bei Bedarf im Bereich Details die Auswahl weiter ein.
5. Klicken Sie auf den Button Suchen, um die Ergebnisse anzuzeigen.

Alle betroffenen System-E-Mails werden unterhalb aufgelistet:

• Betreff Zeigt den Betreff der E-Mail.
• Empfänger (E-Mail) Zeigt den Empfänger und dessen E-Mail-Adresse.
• Absender (E-Mail) Zeigt den Absender und dessen E-Mail-Adresse.
• Auslieferungszeit Zeigt die Auslieferungszeit und den Status (farbiger Kreis) der E-Mail; grün = versandt, rot = nicht versandt. Wenn Sie mit der Maus über den roten Kreis fahren, wird der Grund angezeigt, warum die E-Mail nicht versandt wurde.
• Anzeigen Mit Klick auf das Icon können Sie die E-Mail einsehen.

Starten/ Stoppen der Outbox und Entfernen versandbereiter E-Mails

1. Klicken Sie rechts oben den Button Stop Outbox Cron

 

2. Eine orange Sicherheitswarnung informiert Sie über das Stoppen der Outbox.
3. Durch Klicken des Buttons Start Outbox Cron können Sie den Versand der E-Mails wieder starten.

4. Eine orange Sicherheitswarnung informiert Sie über das Starten der Outbox.
5. Durch Klicken des Buttons Stop Outbox Cron können Sie den Versand der E-Mails wieder stoppen.

 

6. Sie können durch Klicken des Buttons Entfernen "versandbereit" E-Mails.
7. Eine orange Sicherheitsabfrage erscheint.
8. Klicken Sie auf den Button OK, wenn Sie die versandbereiten E-Mails löschen möchten.

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