Medien Pool

1. Übersicht
v12.0 - Stand: 25.02.2022

---

Mit dem SITEFORUM Medien Pool können Sie für verschiedene Applikationen Ihres Portals Medien aller Art (z. B. Bilder, Videos, Dokumente, etc.) verwalten und Galerien und Listen erstellen.


Zum Anfang

1. Übersicht

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Medien Pool.
3. Sie befinden sich jetzt in der Übersicht für CMS / Stories, im linken Menü können Sie andere Applikationen auswählen wie bspw. Shop / Produkte, Unternehmen, Gruppen und ihren persönlichen Medien Pool.

Die Übersicht zeigt Ihnen links die vorhandenen Ordner an und ermöglicht Schnellzugriffe:

• Button "+Dateien" Wenn Sie auf dieses Icon klicken, können Sie neue Dateien von Ihrem Computer, Cloud Services oder den SITEFORUM Apps hinzufügen.
• Button "Aktionen" Hier können Sie (Unter-)Ordner hinzufügen und Dateien aus dem DMS und dem Dateisystem importieren. Wenn Sie vorher einen Ordner ausgewählt haben, können Sie diesen über die Aktionen bearbeiten, die enthaltenen Dateien einsehen, die Vorschau ansehen, Statistiken betrachten, den ausgewählten Ordner löschen, Unterordner hinzufügen, Ordner hinzufügen oder Dateien importieren.

 
Zum Anfang

2. Dateien hinzufügen

Klicken Sie auf den Button "+Dateien". Um eine oder mehrere Datei hinzuzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Reiter Computer: Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer auf die Oberfläche oder klicken Sie auf den Button "Dateien von meinem Computer auswählen" und klicken Sie auf den Button "Speichern". Sie haben außerdem die Option, beim Upload der Dateien einen neuen Ordner zu erstellen.
• Reiter Cloud Services: Wenn Sie Google Drive unter Portal Manager > Tools & Administration > Portaleinstellungen  > Services aktiviert haben, können Sie hier auf Google Drive zugreifen.
• Reiter SITEFORUM Apps: Hier können Sie mit Hilfe unterschiedlicher Editoren direkt im Portal Dateien erstellen: HTML Editor, Nur Text Editor, CSS Editor, JS Editor

Zum Anfang

3. Ordner

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Medien Pool.
3. Wählen Sie in der Übersicht Ihre Ordner aus.

• + Dateien  Mit Klick auf den Button können Sie Dateien hinzufügen
• Aktionen Mit Klick auf das Icon haben Sie verschiedene Optionen, was Sie mit dem Ordner machen können.

Sie können zwischen verschiedenen Vorschaumodi wählen: Listenansicht, Miniaturbilder, Download und Template.



Zum Anfang

3.1 Bearbeiten 

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, den Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Bearbeiten.

4. Bearbeiten Sie den Ordner wie gewünscht.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

3.2 Dateien

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Hier sehen Sie alle Dateien die dem Ordner zugewiesen sind.
   Sie können mehrere hinzufügen oder die bereits existierenden bearbeiten.

Zum Anfang

3.3 Vorschau

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, dessen Vorschau Sie betrachten möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf  Vorschau.

4. Wählen Sie die gewünschte Version des Ordners aus der Drop Down Box "Auswahl" aus.

Zum Anfang

3.4 Statistik

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, dessen Statistik Sie betrachten möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Statistik.

Zum Anfang

3.5 Löschen

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, den Sie löschen möchten..
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Löschen.

4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

3.6 Unterordner hinzufügen

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, zu dem Sie einen Unterordner hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Unterordner hinzufügen.

 

4. Geben Sie Namen und ggf weitere Details ein und klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

3.7 Ordner hinzufügen

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, zu dem Sie einen Unterordner hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Ordner hinzufügen.

 

4. Geben Sie Namen und ggf weitere Details ein und klicken Sie auf den Button Speichern.

Zum Anfang

3.8 Import

1. Wählen Sie in der Übersicht den Ordner aus, in dem Sie Dateien importieren möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen.
3. Klicken Sie auf den Link Import.

Import aus Dateisystem:
Hinweis: Um Speicherplatz zu sparen, können Sie nach dem erfolgreichen Import die Dateien aus dem Quellordner oder die .zip-Datei löschen.

1. Geben Sie im Feld Erweiterung der Thumbnails die Erweiterung ein, wie der Dateiname der Thumbnails (Miniaturbilder) in Gegensatz zum Originalbild erweitert werden soll.
2. Wählen Sie über die Auswahlliste Verzeichnis das Verzeichnis aus, das die Dateien enthält, die Sie importieren möchten.
3. Klicken Sie auf den Button Importieren.

Zum Anfang

3.9 Massenoperationen

1. Wählen Sie in der Übersicht einen Ordner aus.
2. In den Ansichten "Listenansicht" und "Miniaturbilder" stehen Ihnen für die Dateien unterschiedliche Massenoperationen zu Verfügung.
3. Wählen Sie Ihre Dateien aus, indem Sie die jeweilige Auswahlboxen anticken.
4. Klicken Sie auf Massenoperationen:

• Neuen Ordner erstellen und Dateien zuweisen: Erstellt einen neuen Ordner mit denen von Ihnen ausgewählten Dateien.
• Kopieren: Kopiert die von Ihnen ausgewählten Dateien, im nächsten Schritt können Sie den Ordner auswählen, zu dem die Dateien kopiert werden sollen.
• Verschieben: Verschiebt die von Ihnen ausgewählten Dateien, im nächsten Schritt können Sie den Ordner auswählen, zu dem die Dateien verschoben werden sollen.
• Verschieben (Andere Nutzergruppen)
• Rekonvertieren: Rekonvertiert die von Ihnen ausgewählten Dateien.
• Löschen: Löscht die von Ihnen ausgewählten Dateien.
• Tags bearbeiten: Hier können Sie die Tags der ausgewählten Dateien bearbeiten, falls Tags für den Medienpool unter  Tools & Administration > Tags > Einstellungen aktiviert sind.
• Status

 

5. Klicken Sie auf den Button OK.

Zum Anfang

4. Dateien

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Medien Pool.
3. Wählen Sie in der Übersicht Ihre Applikation aus und klicken Sie auf einen Ordner um sich die dem Ordner zugewiesenen Dateien anzusehen.

• Herunterladen: Lädt die Datei herunter.
• Ansicht & Vorschau: Zeigt - je nach Vorschaueinstellung - ein Vorschaubild an, sowie die Details und Platzhalter zur ausgewählten Vorschau der Datei. Unter Auswahl können Sie unterschiedliche Vorschaueinstellungen wählen.
• Weiterleiten: Hier können Sie die Datei weiterleiten.
• Feedback senden Hier können Sie ein Feedback versenden.
• Bearbeiten: Hier können Sie die Details der Datei bearbeiten. Im Bereich Zeitraum können Sie einen Zeitraum angeben, in dem die Datei angezeigt wird. Bevor der Zeitraum für eine Datei abläuft, wird eine System E-Mail an alle Portal Master und File Manager verschickt (im Gruppen Medien Pool jeweils and den Gruppenmanager).
• Bearbeiten in Spezial Editor: Hier können Sie Bilddateien beschneiden. (diese Auswahl gibt es nur bei Bilddateien)
• Details & Versionen Hier können Sie die Details und Historie der Datei einsehen. 
  • Unter "Upload - Neue Version" können Sie neue Versionen der bestehenden Datei hochladen - hier können generell nur die gleichen Dateiformate wie das der existierenden Datei hochgeladen werden. Ausnahmen sind: Bilder (*.jpg) zu Bilder (*.gif) ... Dokumente (zB. *.doc) zu Dokumente (*.pdf). Wenn neue Versionen hochgeladen wurden, kann man diese im Bereich "Existierende Versionen" herunterladen, wiederherstellen und löschen.
  • Bei Bedarf können Sie im Bereich Upload Miniaturbilder weitere Miniaturbilder hochladen:
    1. Wählen Sie in der Zeile Bild verkleinern zu die gewünschte Größe des Thumbnails aus.
    2. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen, um die gewünschte Datei von Ihrem System auszuwählen.
    3. Klicken Sie auf den Button Hochladen.
  • Sie können auch auf eine ältere Version der Datei zurückgreifen. Außerdem können Sie die Datei rekonvertieren, und auf eine andere Bildgröße konvertieren.
• Statistik Zeigt die Statistik der Datei an.
• Löschen Hier können Sie die Datei entfernen.

Zum Anfang

5. Einstellungen

Hier können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen, sowie Logfiles einsehen.

Zum Anfang

5.1 Allgemeine Einstellungen

Klicken Sie auf den Reiter Allgemein.
In diesem Bereich nehmen Sie allgemeine Einstellungen bzgl. der Medien und Zusammestellungen vor.

Bilder
Im Bereich Existierende Bildbreiten sehen Sie alle Bildbreiten ein, die es gibt.
Geben Sie in das Feld Bildbreite die gewünschten Größen (Bildbreite) ein, die beim Hochladen von Bildern zur Auswahl stehen sollen.
Wählen Sie über die Auswahlliste "Standardgröße (Breite)" die Breite aus, die standardmäßig vorausgewählt ist.
Optimale Größe (Max.)
Konvertierung Hochgeladene Bilder werden auf 72 dpi reduziert und erhalten die Endung .jpg. Nur das originale Bild behält die ursprüngliche dpi-Auflösung und EXIF-Informationen. Bei allen weiteren Bildern werden die EXIF-Informationen gelöscht.
Sie können bei Aktivierung eine zusätzliche Version des originalen Bildes in 72dpi (oga.jpg) abspeichern.

Videokonvertierung
Wählen Sie im Bereich Videokonvertierung über die Auswahlliste Qualität die gewünschte Qualität aus, in der Videos hochgeladen werden sollen.
Wählen Sie über die Auswahlliste "Seitenverhältnis" das gewünschte Seitenverhältnis aus.



Videoplayer
Wählen Sie im Bereich Videoplayer über die Auswahlliste Größe die gewünschte Größe des Players aus.
Hinweis: Wenn Sie "benutzerdefiniert" ausgewählt haben, geben Sie bitte in die Felder Breite und Höhe die entsprechenden px ein.

Ordner-Vorauswahl "Vorschau"
Hier können Sie auswählen, welche Vorauswahl bei der Vorschau von jeweils Bildergalerien, Videogalerien und Dokumentenlisten ausgewählt ist.

Ansichten
Im Bereich Ansicht, können Sie wählen, welche Ansichten für die Ordner im Medien Pool zur Verfügung stehen: Listenansicht, Miniaturbilder, Download und Template.
Im Bereich Vorauswahl-Ansicht können Sie auswählen, welche Ansicht standardmäßig angezeigt wird.
Im Bereich Vorauswahl-Sortierung können Sie auswählen, in welcher Reihefolge die Dateien angezeigt werden.
Im Bereich Ordner können Sie auswählen, in welcher Struktur die Ordner und Dateien angezeigt werden sollen.



Zugriffsrechte, Zeitraum
Im Bereich "Zugriffsrechte Öffentlich" wählen Sie aus, welche User Zugriff auf Bilder im persönlichen Medien Pool der User haben, wenn diese als "öffentlich" hochgeladen werden - hier können Sie zwischen "Alle Mitglieder und Gäste" und "Mitgliedern" wählen.
Im Bereich "Zugriffsrechte Privat" wählen Sie aus, welche User Zugriff auf Bilder im persönlichen Medien Pool der User haben, wenn diese als "privat" hochgeladen werden - hier können Sie zwischen "Nutzer + Portal Master" und "Nutzern" wählen.
Im Bereich "Zeitraum" können Sie spezielle Start-, End-, und Referenzzeiten für Mediendateien zulassen. Benachrichtigung wird 5 Tage vor Ablauf versandt.
Aktivieren Sie die Checkbox Logfiles, wenn Logfiles für nicht gefundene Medien und Ordner erstellt werden sollen.
Aktivieren Sie die Checkbox Smartlinks, wenn Smart Links angezeigt werden sollen. Hinweis: Smartlinks sind Links unterhalb eines Elements, z. B. einer Bildergalerie, mit denen man schnell und einfach in den Bearbeitungsmodus gelangt.

Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.



Zum Anfang

5.1.2 Logfiles

• Klicken Sie auf den Reiter Logfiles.
  Alle existierenden Logfiles werden aufgelistet.

Logfile Einträge werden für nicht gefundene Medien und Zusammenstellungen erstellt.


Zum Anfang

5.2 Templates

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Medien Pool.
3. Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Einstellungen auf Templates.

Zum Anfang

5.2.1 Übersicht

• Um die Templates zu filtern, wählen Sie über die Auswahlliste Filter den gewünschten Typ und klicken Sie auf den Button Auswählen.

Die Übersicht listet alle existierenden Templates in einer Tabelle auf:

• Status Zeigt den Status des jeweiligen Templates an.
• Typ Zeigt den Dateityp an.
• Name/Beschreibung Zeigt den Namen und ggf. eine Beschreibung des Templates an.
• Aktionen Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus.
• Aktionen Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Template löschen.

Zum Anfang

5.2.2 Hinzufügen

Hier können Sie Medien-Templates anlegen, um das Layout der Zusammenstellungen zu definieren.

1. Klicken Sie auf den Button +Template.

 

2. Geben Sie in das erste Feld Code #1 "Beginn" den HTML Code für den Anfangsteil des Ordners.
3. Geben Sie in das zweite Feld Code #2 "Mittelteil" den HTML Code für den mittleren Teil des Ordners.
4. Geben Sie in das dritte Feld Code #3 "Ende" den HTML Code für den letzten Teil des Ordners.
5. Geben Sie in das Pflichtfeld Name einen Namen für das Template ein.
6. Geben Sie bei Bedarf in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für das Template ein.
7. Wählen Sie über die Auswahlliste Typ den Typ des Ordners aus.
8. Aktivieren Sie die Checkbox Status, um das Template auf "aktiv" zu setzen.
9. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

5.2.3 Bearbeiten

1. Wählen Sie in der Übersicht das Template, das Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen und dann auf Bearbeiten.

3. Bearbeiten Sie das Template wie gewünscht.
4. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Zum Anfang

5.2.4 Löschen

1. Wählen Sie in der Übersicht das Template, das Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Aktionen und dann auf Löschen.

 

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

5.3 Statistik

Hier können Sie die Statistik für alle Dateien im Medien Pool einsehen.
Die Statistik Zusammenstellung besteht aus einer Übersicht, der Historie und der Aktivität.
  Zum Anfang

5.3.1 Übersicht

In der Übersicht finden Sie eine  Grafik für angesehene Ordner, sowie angesehene, geöffnete und heruntergeladene Dateien in einem bestimmten Zeitraum.
Diese Ansicht können Sie zusätzlich je nach Tag, Monat und Jahr filtern.

Außerdem können Sie hier eine Zusammenfassung aller Aktionen einsehen, sowie eine Trend für die Aktivität, die Top 10 der angesehenen Ordner, die Top 10 der heruntergeladenen Dateien. Sie haben hier auch Zugriff auf die Historie, Historie über erstellte, bearbeitete und gelöschte Dateien und der Historie der heruntergeladenen Dateien.

Unter "Aktionen" können Sie die Statistik als .csv oder .pdf Datei herunterladen.



Zum Anfang

5.3.2 Historie

In der Historie finden eine chronologische Auflistung der Aktionen im Medien Pool im dem von Ihnen festgelegten Zeitraum.
Diese Ansicht können Sie zusätzlich je nach Tag, Monat und Jahr filtern.

Unter "Aktionen" können Sie die Historie als .csv oder .pdf Datei herunterladen.



Zum Anfang

5.3.3 Aktivität

Unter dem Reiter "Aktivität" ist eine Zusammenfassung der Aktionen im Medien Pool im dem von Ihnen festgelegten Zeitraum.
Diese Ansicht können Sie zusätzlich je nach Tag, Monat und Jahr filtern.

Unter "Aktionen" können Sie die Historie als .csv oder .pdf Datei herunterladen.



Zum Anfang

5.4 Speicherplatz

Hier können Sie eine Übersicht von freien und belegten Speicher insgesamt im Portal sehen, vorhandene Limitierungen von Speicherplatz einsehen, sowie neue Limitierungen hinzufügen.

Zum Anfang

5.4.1 Übersicht

• In dieser Übersicht sehen Sie eine Zusammenfassung von freien und belegten Speicher insgesamt im Portal
• Unter Applikationen sehen Sie die Verteilung vom Speicherplatz von allen Medien-Pool Applikationen
• Unter Dateien - Top 50 sehen Sie eine einfache Auflistung der 50 größten Dateien (global im Medien-Pool)
• Unter Dateien - Typen finden Sie die Verteilung der Dateien nach Video, Audio, Bild, Dokument, Archiv

Zum Anfang

5.4.2 Applikationen

• Verteilung vom Speicherplatz von allen Medien-Pool Applikationen
• Speicherplatzverteilung in anderen Applikationen die unabhängig vom Medien-Pool sind (Webmail, DMS, Shop-Aufträge)
• Verlinkung zu der Detailansicht der Applikation

Zum Anfang

5.4.3 Limitierungen

In dieser Übersicht sehen Sie, welche individuellen Werte bereits von Ihnen zugeordnet wurden.
Im oberen rechten Bereich der Übersicht, können Sie die momentan zugeordneten Standardwerte für alle Gruppen, Nutzer und Unternehmen sehen. Klicken Sie auf "+Limit" um Speicherplatz zuzuordnen.




Geben Sie im Feld "Limit (Max-Wert)" im "Speicherplatz" Bereich den Wert ein, der zugeordnet werden soll. Im Bereich "Objekte" wählen Sie Nutzer, Gruppen oder Unternehmen in den zugehörigen Feldern aus. Klicken Sie auf "Speichern" um die Zuordnung zu finalisieren.



Zum Anfang

5.4.4 Aktionen

Klicken Sie auf den Button Aktionen und Einstellungen. In diesem Bereich können Sie den Limit Standard-Wert für den Speicherplatz im Medien Pool von Gruppen, Nutzern und Unternehmen festlegen.



In diesem Bereich nehmen Sie allgemeine Einstellungen bzgl. der Medien und Zusammestellungen vor.



Zum Anfang

6. Verschieben von Inhalten

Hier können Sie Ordner und Dateien global verschieben, wählen Sie bitte alle Schritte nacheinander aus:

• Wählen Sie aus der Dropdown "Applikation" die Applikation aus, aus welcher Sie Ordner verschieben wollen. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Im nächsten Schritt, wählen Sie das Objekt. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Wählen Sie nun den Ordner welchen Sie verschieben wollen. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Wählen Sie aus der Dropdown "Verweisziel" die Applikation aus, in welches Sie den Ordner verschieben wollen. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Im nächsten Schritt, wählen Sie das Objekt. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Wählen Sie nun den Ordner in welchen Sie den Quellordner verschieben wollen. Drücken Sie den Button "Weiter".
• Überprüfen Sie nochmals alle gewählten Quell- und Ziel-Zuweisungen und bestätigen Sie mit dem "Verschieben" Button.

Zum Anfang

7. Features & Vorteile

Übersicht und Gegenüberstellung von den Features und Vorteilen im Medien Pool, den öffentlichen Dateien und dem DMS.



Zum Anfang