Export & Import

1. Export
2. Import

v12.0 - Stand: 11.03.2022

Mit dieser Funktion können Sie Daten, z. B. Nutzer, Produkte, Aufträge oder Angebote, aus Ihrem Portal exportieren und als *.csv-Datei abspeichern oder Nutzerlisten und -profile, ebenfalls im *.csv-Format, importieren.
An dieser Stelle können Sie neue Exportprofile hinzufügen bzw. bestehende Profile bearbeiten. Sie können beispielsweise Portaldaten in bestimmten Zeitintervallen exportieren und für die weitere Verarbeitung als .csv-Datei zur Verfügung stellen. Voraussetzung: Je nach Exporttyp müssen Daten bereits enthalten sein, d. h., wenn Sie Produkte exportieren möchten, müssen bereits Produkte bzw. mindestens ein Produkt angelegt sein.

Hinweis: Um einen Export oder Import durchzufühen, müssen Sie sich als "Portal Master" anmelden.

1. Export

Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Export & Import.
Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.

Sie gelangen zur Übersicht. Sofern bereits Exportprofile angelegt wurden, erhalten Sie folgende Tabelle:

Status Zeigt den Status des Profils an; grün = aktiv, rot = inaktiv.
Name/Datei Zeigt den Namen des Profils und den dazugehörigen Dateinamen an.
Typ Zeigt an, welcher Typ exportiert wird.
Format Zeigt das Format der Exportdatei an.
Letzter Export (Intervall) Zeigt Datum, Uhrzeit und in Klammern das Intervall des letzten Exports an.
Herunterladen Mit Klick auf den ersten Pfeil können Sie den Export manuell starten, mit Klick auf den zweiten Pfeil können Sie den Export herunterladen.
Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 1.2 Bearbeiten.
Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Profil löschen.

Zum Anfang

1.1 Hinzufügen

Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
Klicken Sie rechts auf den Button +Hinzufügen.

Um ein Profil hinzuzufügen, müssen Sie drei Schritte durchlaufen:
Zum Anfang

1. Daten exportieren

Mit dem Export Manager können Sie Daten der verschiedenen Applikationen zu .csv-Dateien exportieren, dabei bestimmen Sie Struktur, Zielverzeichnisse und Zeitplan.

Hinweis: Mit den folgenden Einstellungen legen Sie ein Profil an, der nach Ihren Angaben regelmäßig exportiert wird. So erhalten Sie immer einen aktuellen Download.

Wählen Sie über die Auswahlliste Typ aus, was Sie exportieren möchten. Sie haben die Wahl zwischen Kataloge, Produkte, Angebote, Aufträge und Nutzer.
Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Export ein.
Geben Sie in das Feld Zielverzeichnis das Zielverzeichnis ein.
Geben Sie in das Feld Dateiname einen Dateinamen ein.
Wählen Sie über die Auswahlliste dahinter den Dateityp aus.
Wählen Sie im Bereich Aktion, wenn Datei bereits existiert die gewünschte Aktion aus. Geben Sie im Feld dahinter bei Bedarf den Pfad an.
Wählen Sie im Bereich Start über die Auswahllisten Tag, Monat und Jahr das Startdatum aus.
Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahllisten Stunde und Minute die Uhrzeit aus.
Wählen Sie im Bereich Ende über die Auswahllisten Tag, Monat und Jahr das Enddatum aus.
Wählen Sie bei Bedarf über die Auswahllisten Stunde und Minute die Uhrzeit aus.
Wählen Sie über die Auswahlliste Intervall das Intervall aus.
Wählen Sie über die Auswahlliste Trennzeichen das gewünschte Trennzeichen.
Wählen Sie über die Auswahlliste Texttrenner den gewünschten Textrenner.
Wählen Sie über die Auswahlliste Daten die gewünschten Daten, die exportiert werden sollen.
Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

2. Elemente

Die Tabelle zeigt alle bisherigen Elemente an, die bearbeitet werden können:

Wählen Sie aus der Tabelle den Feldnamen, den Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.
Wählen Sie aus der Auswahlliste Elementspalte unterhalb der Tabelle die gewünschte Spalte aus.
Bearbeiten Sie bei Bedarf den Namen im Feld Feldname.
Geben Sie bei Bedarf im Feld Feldlänge eine Zahl an, um die Feldlänge zu beschränken, z. B. 15.
Aktivieren Sie bei Bedarf im Feld Feldattribute (wenn Feldlänge definiert ist) die Option
- Ausrichten (links/rechts)
- mit Nullen auffüllen (ja/nein), um das Feld aufzufüllen, wenn die Feldlänge nicht erreicht wird.
Geben Sie im Feld Datumsformat ein gewünschtes Format ein, wenn die aktuelle Spalte ein Zeitstempel ist, z. B. DD.MM.YYYY (D = Tag, M = Monat, Y = Jahr).
Wählen Sie über die Auswahlliste Dezimal Trennzeichen das Trennzeichen für Dezimalzahlen.
Geben Sie in das Feld Dezimale Rundung die Rundung für Dezimalzahlen ein, z. B. 2 für eine Rundung ab der zweiten Stellen hinter dem Komma.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um das bearbeitete Element zu speichern.
Klicken Sie auf das Icon Löschen, um ein Element zu löschen.

Wiederholen Sie diesen Vorgang mit weiteren Elementen, so oft wie es nötig ist.

Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Elemente bearbeitet haben.

Sie können auch neue Elemente anlegen:
Element hinzufügen

Wählen Sie über die Auswahlliste Elementspalte, welches Element Sie hinzufügen möchten.
Geben Sie in das Feld Feldname einen Namen ein.
Geben Sie bei Bedarf in das Feld Feldlänge eine Zahl an, um die Feldlänge zu beschränken, z. B. 15.
Aktivieren Sie bei Bedarf im Feld Feldattribute (wenn Feldlänge definiert ist) die Option
- Ausrichten (links/rechts)
- mit Nullen auffüllen (ja/nein), um das Feld aufzüfüllen, wenn die Feldlänge nicht erreicht wird.
Geben Sie im Feld Datumsformat ein gewünschtes Format ein, wenn die aktuelle Spalte ein Zeitstempel ist, z. B. DD.MM.YYYY (D = Day, M = Month, Y = Year).
Wählen Sie über die Auswahlliste Dezimal Trennzeichen das Trennzeichen für Dezimalzahlen aus.
Geben Sie in das Feld Dezimale Rundung die Rundung für Dezimalzahlen ein, z. B. 2 für eine Rundung ab der zweiten Stellen hinter dem Komma.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um das bearbeitete Element zu speichern.
Das Element wird in der Tabelle mit aufgelistet. Klicken Sie auf das Icon Löschen, wenn Sie das Element wieder löschen möchten.
Klicken Sie auf den Button Nächster Schritt, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

3. Zusammenfassung

Sie erhalten eine Zusammenfassung aller vorgenommenen Einstellungen.

Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie den Export speichern und aktivieren möchten.

Zum Anfang

1.2 Bearbeiten

Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Icon Bearbeiten.

Sie gelangen zum ersten Schritt 1. Daten exportieren. Bearbeiten Sie alle gewünschten Einstellungen, s. dazu 1.1 Hinzufügen.

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1.3 Export manuell starten

Wenn Sie einen aktuellen Export benötigen und nicht auf das reguläre Intervall warten möchten, können Sie den Export auch manuell starten.

Wählen Sie in der Übersicht den Export, den Sie manuell starten möchten.
Klicken Sie in der Spalte Herunterladen auf den ersten Pfeil Starte Export.
Bestätigen Sie den Start mit Klick auf den Button OK.
Das Datum in der Spalte Letzter Export aktualisiert sich.
Klicken Sie in der Spalte Herunterladen auf den zweiten Pfeil Herunterladen.
Öffnen oder speichern Sie den Export.

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1.4 Löschen

Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Export.
Wählen Sie in der Übersicht das Profil, das Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf das Icon Löschen.
Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

Zum Anfang

2. Import

Dieser Nutzerimport erlaubt das manuelle Importieren von .csv-Dateien, die Nutzer enthalten. Auf diese Weise müssen Nutzer nicht einzeln, sondern können in Serie angelegt werden. Über Profile können Nutzer via .csv-Dateien automatisiert und zeitgesteuert importiert werden. Die Nutzerprofile werden dann je nach Intervalleinstellung automatisch aktualisiert. Erzeugen Sie hier ein neues Profil für den Nutzerimport und legen Sie Einstellungen wie Zeitintervall und Aktualisierungsmodus fest. Voraussetzung: Eine *.csv-Datei, die Daten zu den zu importierenden Nutzern enthält, muss bereits vorhanden sein.

Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Tools & Administration > Export & Import.
Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.

Sie gelangen zur Übersicht. Sofern bereits Importprofile angelegt wurden, erhalten Sie folgende Tabelle.

Status Zeigt den Status des Profils an; grün = aktiv, rot = inaktiv.
Name/Details Zeigt den Namen des Profils und dazugehörige Details an.
Mit Klick auf den Namen gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 2.3 Bearbeiten.
Typ Zeigt an, welcher Typ exportiert wird.
Format Zeigt das Format der Exportdatei an.
Intervall Zeigt Datum, Uhrzeit und das Intervall des letzten Exports an.
Hochladen Mit Klick auf den Pfeil können Sie die Importdatei manuell hochladen.
Bearbeiten Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus, s. dazu 2.3 Bearbeiten.
Löschen Mit Klick auf das Icon können Sie das Profil löschen.

Zum Anfang

2.1 Hinzufügen

Fügen Sie ein Profil hinzu, um Nutzer zu importieren und automatisch, je nach Intervalleinstellungen, zu aktualisieren.

Achtung: Nachdem Sie das Profil erstellt haben, müssen Sie die Datei hochladen, die die Nutzer enthält, s. 2.2 Datei hochladen.

Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
Klicken Sie auf den Button +Hinzufügen.

Um ein Profil zu erstellen, müssen Sie vier Schritte durchlaufen:

1. Allgemeine Einstellungen

Geben Sie in das Feld Name einen eindeutigen Namen für das Profil ein.
Geben Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung ein.
Wählen Sie über die Auswahlliste Applikation den Importtyp aus.
Wählen Sie über die Auswahlliste Dateityp den Dateityp aus.
Aktivieren Sie im Bereich Zeitintervall die Wochentage, an denen der Import ausgeführt werden soll.
Geben Sie im Bereich Start/Ende in das erste Feld die Start-Uhrzeit und in das zweite Feld die Ende-Uhrzeit des Imports an.
Wählen Sie über die Auswahlliste Aktualisierungsmodus aus, wie Sie die Datensätze importieren möchten:
- Nur neue Datensätze importieren Benutzen Sie diese Methode, um nur Nutzer aus der .csv-Datei zu erstellen, die in der SITEFORUM Nutzerdatenbank noch nicht existieren. Nutzer, die bereits existieren, werden ignoriert. Diese Datensätze werden weder gelöscht noch aktualisiert.
Aktivieren Sie die Option Erweiterte Logdatei, wenn Sie detaillierte Protokollinformationen wünschen.
Aktivieren Sie die Option Aktiv, um das Profil zu aktivieren.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

2. Attribute und Überschriften

Wählen Sie über die Auswahlliste Zellentrenner das Trennzeichen für Zellen.
Hinweis: Der Zellentrenner muss der gleiche sein, der in der Beispieldatei bzw. im Feld "Spaltenüberschrift Liste" verwendet wird.
Wählen Sie über die Auswahlliste Texttrenner das Trennzeichen für den Text.
Hinweis: Der Texttrenner muss der gleiche sein, der in der Beispieldatei bzw. wie im Feld "Spaltenüberschrift Liste" verwendet wird.
Aktivieren Sie die Option Spaltenüberschrift, wenn Sie Spaltenüberschriften verwenden möchten.
Hinweis: Eine Spaltenüberschrift vereinfacht die Zuweisung von Spalten zu Datenbankfeldern.
Geben Sie in das Feld Beginne ab Zeile die Zeile ein, in der sich der erste Datensatz befindet.
Hinweis: Geben Sie die Zeilennummer der Spaltenüberschrift an, wenn Sie eine verwenden.
Laden Sie im Feld Beispieldatei eine Beispieldatei hoch, um die Spaltenüberschrift aus dieser Datei zu generieren.
Hinweis: Mit dieser Datei werden noch nicht die Nutzer importiert, es werden lediglich die Spaltenüberschriften angelegt. Nachdem Sie das Profil erstellt haben, müssen Sie die gewünschte Datei hochladen, damit die Nutzer importiert werden, s. 2.2 Datei hochladen.
Wenn Sie keine Beispieldatei hochladen, dann geben Sie in das Feld Spaltenüberschrift Liste die Spaltennamen für die Spaltenüberschrift an.
Hinweis: Trennen Sie die Spalten mit dem von Ihnen gewählten Zellentrenner.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

3. Spaltenzuordnung

Ordnen Sie die Spalten der .csv-Datei zu den Spaltender SITEFORUM Nutzerdatenbank zu:

Achtung: Pflichtfelder müssen immer zugewiesen werden.

Markieren Sie im Feld 1. Importierte Spalte(n) wählen den ersten zu importierenden Eintrag, z. B. Meier.
Markieren Sie im Feld +2. Interne Spalten auswählen die dazugehörige Spaltenüberschrift, hier z. B. Nachname.
Hinweis: Die Werte in den Klammern dahinter stehen für die Art des Eintrags (Text, 40, 0): die Anzahl der max. erlaubten Zeichen (40) und die Anzahl der erlaubten Zeichen nach Komma (0).
Klicken Sie im Bereich +3. Hinzufügen od. Entfernen auf den Button Hinzufügen, um den Datensatz zu importieren.
Der Datensatz wird im Bereich =4. Auswahl betrachten aufgenommen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie allen zu importierenden Daten Überschriften zugewiesen haben.
Bei Bedarf können Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen noch Einstellungen vornehmen, die auf alle Nutzer dieses Imports angewendet werden:
- Vorname Wählen Sie einen Vornamen.
- E-Mail Diese Spalte kann nicht mit einem Standardwert ausgestattet werden.
- Benutzername Diese Spalte kann nicht mit einem Standardwert ausgestattet werden.
- Passwortstatus Wählen Sie über die Auswahlliste, wie mit dem Passwort verfahren werden soll.
- Passwortverfall Wählen Sie über die Auswahlliste, ob das Passwort verfallen kann.
- Zeitzone Wählen Sie über die Auswahlliste die Zeitzone für alle Nutzer aus.
- Sprache Wählen Sie über die Auswahlliste die Sprache für die Nutzer.
- Sende System-E-Mails Wählen Sie über die Auswahlliste, ob System-E-Mails versendet werden sollen.
- Benutze dieses Profil als Vorlage Wählen Sie über die Auswahlliste, ob der Nutzer als Vorlage für alle Nutzer dienen soll.
- Nutzergruppe Wählen Sie über die Auswahlliste eine Nutzergruppe, zu der alle Nutzer hinzugefügt werden.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

4. Profilzusammenfassung

In der Zusammenfassung sehen Sie alle getätigten Einträge.

Mit Klick auf den Button Bearbeiten gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus des jeweiligen Schritts.
Mit Klick auf den Button Speichern speichern Sie das Profil.

Sie gelangen zur Profilübersicht.

Import 7

Zum Anfang

2.2 Datei hochladen

Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Profile auf Import.
Wählen Sie aus der Übersicht das gewünschte Profil aus.
Klicken Sie auf das Icon Hochladen.

Im Bereich Details können Details des Profils eingesehen werden.
Wählen Sie im Bereich Datei auswählen mit Klick auf den Button Durchsuchen die Datei aus, die die zu importierenden Nutzer enthält.
Klicken Sie auf den Button Hochladen & Import starten, um die Datei hochzuladen und den Import zu starten.

Hinweis: Dieser Prozess kann einige Sekunden dauern.

Import 10