v 12.0 - Stand: 28.02.2022 Mit der SITEFORUM Nutzerverwaltung organisieren Sie alle Informationen über Ihre Nutzer. Sie legen auch Zugriffsrechte und/oder Nutzergruppen hier fest.
Verwalten Sie hier Ihre Nutzerinformationen. Wenn ein Besucher sich erstmals einloggt, wird ein Datensatz erzeugt, der kontinuierlich automatisch erweitert und aktualisiert wird. Das Kundenprofil wächst und stellt immer mehr Informationen über Ihre Besucher zur Verfügung, die Sie für Marketingzwecke verwenden können.
Es werden Ihnen umfangreiche Optionen zur Verwaltung der Nutzer bereit gestellt. Sie können mit Hilfe von Filtern wie bspw. Rollen- oder Kategorienzuordnung, Nutzergruppe, Erstellungsdatum oder Nachname nach Nutzern suchen und sich die Ergebnisse anzeigen lassen. Anschließend können Sie Massenoperationen starten (z. B. ausgewählte Nutzer zu Nutzergruppe hinzufügen, E-Mail/SMS versenden, Kontakte kopieren, etc.) oder sich Details zu einzelnen Nutzern anzeigen lassen, um Informationen zu ergänzen bzw. zu ändern. Darüber hinaus haben Sie Einsicht in die komplette Nutzerhistorie, die Ihnen Aufschluss über die Entwicklung des Nutzerprofils und durchgeführte Aktionen gibt.
Hinweis: Um in diesem Bereich arbeiten zu können, benötigen Sie die Berechtigungen "Contact Manager" oder "Portal Master".
1. Übersicht
Sie verfügen über sehr umfangreiche Verwaltungsmöglichkeiten in der Nutzeradministration.
Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Nutzer & Kontakte.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Übersicht.
Es stehen Ihnen erschiedene Reiter zur Verfügung, um Nutzer rauszufiltern.
1.1 Schnellsuche
Klicken Sie auf den Reiter Schnellsuche.
Geben Sie in das Feld einen Suchbegriff wie Nachname, E-Mail-Adresse oder Firma ein.
In der Auflistung der Suchergebnisse können Sie unterhalb der Liste im Bereich Massenoperation mit ausgewählten Nutzern folgende Massenoperationen ausführen:
Aktivieren Sie die Option
Alle dieser Seite auswählen, um alle auf dieser Seite angezeigten Nutzer auszuwählen oder
Alle auswählen (XX Ergebnisse), um alle Suchergebnisse insgesamt auszuwählen.
Wählen Sie über die Auswahlliste Bitte auswählen die gewünschte Massenoperation.
Klicken Sie auf den Button Weiter.
Zu Gruppe kopieren
Auswahl: Wählen Sie über die Auswahlliste die gewünschte Gruppe.
Klicken Sie auf den Button Start.
Von Gruppe entfernen
Auswahl: Wählen Sie über die Auswahlliste die gewünschte Gruppe.
Klicken Sie auf den Button Start.
Zu Nutzerrolle zuweisen
Wählen Sie über die Auswahlliste die Rolle, die Sie den Nutzern zuweisen möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Zugewiesene Rolle entfernen
Wählen Sie über die Auswahlliste die Rolle, von der Sie die Nutzer entfernen möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Zu Kategorie kopieren
Kategorie: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kategorie, in die Sie die Nutzer kopieren möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Alle zugewiesenen Kategorien entfernen und einer neuen zuweisen
Kategorie: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kategorie, in die Sie die Nutzer verschieben möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Von Kategorie entfernen
Kategorie: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kategorie, aus der Sie die Nutzer entfernen möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Kategorie ersetzen
Alte Kategorie: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kategorie, aus der Sie die Nutzer entfernen möchten.
Neue Kategorie: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kategorie, in die Sie die Nutzer kopieren möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Aktivieren
Die Aktivierung von Nutzern ist bei z. B. neuen Nutzern nötig.
Achtung: Die Aktivierung geschieht unmittelbar nach dem Klick auf den Button Weiter.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Nutzer erfolgreich aktiviert wurde.
Aktivieren / Passwort und Profil beim ersten Login aktualisieren
Achtung: Die Aktivierung geschieht unmittelbar nach dem Klick auf den Button Weiter.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Nutzer erfolgreich aktiviert wurde.
Passwort und Profil beim ersten Login aktualisieren
Achtung: Die Aktivierung geschieht unmittelbar nach dem Klick auf den Button Weiter.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Nutzer erfolgreich aktualisiert wurde.
Aktivierungsmail erneut versenden
Klicken Sie auf den Button Start.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn die Aktivierungsmail erneut versandt wurde.
Zur Kampagne hinzufügen
Kampagnenname: Wählen Sie über die Auswahlliste die Kampagne, die Sie den Nutzern zuweisen möchten.
Klicken Sie auf den Button Start.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Nutzer zu eine Kampagne hinzugefügt wurde.
E-Mail versenden
Name Geben Sie Ihren Namen ein. (Pflichtfeld)
Hinweis: Das System hinterlegt Ihren Namen automatisch, wenn Sie "Portal Master" oder "Contact Manager" sind.
E-Mail Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. (Pflichtfeld)
Hinweis: Das System hinterlegt Ihre E-Mail-Adresse automatisch, wenn Sie "Portal Master" oder "Contact Manager" sind.
Betreff Geben Sie einen Betreff ein. (Pflichtfeld)
Nachricht Geben Sie Ihre Nachricht ein.
Hinweis: Sie können folgende Platzhalter verwenden: , , $company.
Klicken Sie auf den Button Senden.
SMS versenden
Hinweis: Um eine SMS an die ausgewählten Nutzer zu versenden, benötigen Sie ein SMS-Guthaben.
Geben Sie die SMS-Daten ein.
Klicken Sie auf den Button Versenden.
Hinweis: Bei einem zu geringen SMS-Guthaben erscheint der Hinweis "Achtung: Nicht genügend SMS-Guthaben verfügbar". Benötigen Sie mehr SMS-Guthaben? Bitte kontaktieren Sie uns via E-Mail an sales@siteforum.com und Sie erhalten sofort mehr Guthaben.
Status bearbeiten
Markieren Sie den Status, den Sie bearbeiten möchten
Wählen Sie eine Aktion aus: Hinzufügen oder Entfernen
Klicken Sie auf den Button Start.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn der Status hinzugefügt oder entfernt wurde.
Zur Mitgliedschaft zuweisen
Wählen Sie über die Auswahlliste eine Mitgliedschaft aus.
Wählen Sie einen Zeitraum für diese Mitgliedschaftszuweisung: Ablaufdatum
Klicken Sie auf den Button Start.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn die Mitgliedschaft hinzugefügt wurde.
Von MItgliedschaft entfernen
Wählen Sie über die Auswahlliste eine Mitgliedschaft aus.
Klicken Sie auf den Button Start.
Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, wenn die Mitgliedschaft entfernt wurde.
Feld modifizieren
Wählen Sie über die Auswahlliste Feldname das zu modifizierende Feld aus.
Geben Sie in das Feld Feldwert den neuen Wert ein.
Klicken Sie auf den Button Senden.
Sprache/Zeitzone ändern
Aktivieren Sie die gewünschte Option, die Sie ändern möchten:
Bevorzugte Sprache und/oder
Zeitzone
Wählen Sie im Bereich Bevorzugte Sprache über die Auswahlliste die gewünschte Sprache.
Wählen Sie im Bereich Zeitzone über die Auswahlliste die gewünschte Zeitzone.
Klicken Sie auf den Button Start.
Zu Firma zuweisen
Geben Sie in das Feld den Firmennamen ein.
Wählen Sie von der Liste die gewünschte Firma aus.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Option, um alle bestehenden Firmenbeziehungen zu entfernen.
Klicken Sie auf den Button Start.
*.csv-Export
Achtung: Der Export startet unmittelbar nach dem Klick auf den Link Weiter.
Klicken Sie auf den Link DOWNLOAD "export.csv"
Öffnen Sie die Datei oder speichern Sie sie auf Ihrem PC/System.
Löschen
Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
Klicken Sie in der Nutzeransicht im Menü links auf den Bearbeiten Link / Wählen Sie in der Nutzerübersicht einen Nutzer und klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Bearbeiten.
Klicken Sie auf den Reiter, dessen Inhalt Sie bearbeiten möchten.
Bearbeiten Sie die Daten wie gewünscht.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Wiederholen Sie bei Bedarf den Vorgang für einen anderen Reiter.
Sie haben zwei Möglichkeiten, einen neuen Nutzer anzulegen:
Über 3.1 Hinzufügen gelangen Sie zum ausführlichen Formular, in das Sie Informationen zu Kontakt, Adresse und Login eingeben.
Über 3.2 Hinzufügen (schnell) gelangen Sie zu einem kurzem Formular, in das Sie lediglich Kontakt- und Anmeldeinformationen eingeben. Selbstverständlich können alle weiteren Daten jederzeit nachgetragen werden.
Um einen Nutzer anzulegen, melden Sie sich bitte als "Portal Master" oder "Contact Manager" an.
Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Nutzer & Kontakte.
3.1 Nutzer hinzufügen
Hier können Sie einen neuen Nutzer anlegen, indem Sie die Maske mit den Nutzerinformationen ausfüllen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Dazu gehören detaillierte Kontakt- und Adressinformationen, persönliche Daten, die Zuordnung zu Nutzergruppen uvm.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Hinzufügen oder rechts oben auf den Button + Hinzufügen.
Geben Sie alle für Sie wichtigen Informationen ein.
Hinweis: Felder, die mit einem Sternchen (*) versehen sind, sind Pflichtfelder und erfordern eine Eingabe.
Klicken Sie auf den Button Jetzt registrieren, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Mit portalweiten Kategorien können Sie dem Nutzer einzelne Eigenschaften und Gruppierungen zuweisen.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Kategorisieren.
In der Tabelle sehen Sie bereits zugewiesene Kategorien. Um diese zu löschen, klicken Sie auf das Icon Löschen.
Aktivieren Sie im Bereich Kategorien die Kategorien, die Sie dem Nutzer zuweisen wollen.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Sie können einem Nutzer Abonnements für Inhalte, Forenbeiträge, Dokumente in Ordnern im DMS, Kampagnen und Benachrichtigungen zuweisen.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Abonnements.
Im Bereich Sende System-E-Mails können Sie die System-E-Mails aller Elemente deaktivieren, indem Sie die Option Nein aktivieren.
Bereich Projekte
Aktivieren Sie im Bereich Projekte alle gewünschten Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald eine der gewählten Aktivitäten statt findet.
Bereich Newsletter (Kampagnen)
Aktivieren Sie im Bereich Newsletter (Kampagnen) alle gewünschten Kampagnen.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald eine neue Kampagne versendet wird.
Bereich Abonniere Inhalte
Aktivieren Sie im Bereich
Klicken Sie auf das Kreuz vor dem jeweiligen Menü, um dazugehörige Untermenüs einzusehen und bei Bedarf ebenfalls zu aktivieren.
Aktivieren Sie in der Spalte Auch zukünftige Untermenüs abonnieren die Menüs, wenn Sie deren mögliche Untermenüs ebenfalls ins Abo aufnehmen möchten.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald neuer Inhalt im abonnierten Menü hinzugefügt wird.
Reiter Forum
Aktivieren Sie im Bereich Abonniere Foren alle gewünschten Foren.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald eine neue Mitteilung im abonnierten Forum hinzugefügt wird.
Reiter Medien Pool
Aktivieren Sie im Bereich Abonniere Ordner alle gewünschten Ordner.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Der Nutzer erhält eine E-Mail, sobald eine neue Datei im abonnierten Ordner hinzugefügt wird.
In diesem Bereich nehmen Sie Einstellungen zu Nutzergruppen, -rollen und Berechtigungen vor. Um einen Nutzer zu bearbeiten, muss er vorher ausgewählt werden.
Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Nutzer & Kontakte.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Übersicht.
Wählen Sie über eine Suche den gewünschten Nutzer aus, s. dazu 1. Übersicht.
Klicken Sie auf das Aktionen Icon und wählen Sie Zugriffsrechte.
5.1 Zugriffsrechte
Reiter Nutzergruppen
Nutzergruppen ermöglichen personalisierten Zugriff auf SITEFORUM Elemente wie Storys, Menüs, Foren, Abstimmungen, etc. Der Übersicht zeigt an, welche Nutzergruppen es gibt und wie viele Nutzer welcher Gruppe zugewiesen sind. Sie können Nutzergruppen bearbeiten oder löschen und neue Nutzergruppen hinzufügen. Erstellen Sie Gruppen wie bspw. VERTRIEB, MITARBEITER oder KUNDEN, um Ihre Nutzer zu kategorisieren und personalisierten Zugriff anzubieten. Anders als Rollen definieren Gruppen allerdings keine Zugangsrechte zu administrativen Funktionen sondern machen ausgewählte Inhalte für bestimmte Nutzer verfügbar.
Klicken Sie auf den Reiter Nutzergruppen.
Aktivieren Sie im Bereich Nutzergruppen die Nutzergruppe(n), in die Sie den ausgewählten Nutzer hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Achtung: Nutzergruppen müssen bereits erstellt sein. Nutzergruppen können von hier aus nicht erstellt werden.
Reiter Nutzerrollen
Sie finden alle Rollen die der aktuell ausgewählte Nutzer innehat. Sie können weitere Rollen auswählen in dem Sie die passenden Checkboxen markieren.
Klicken Sie auf den Reiter Nutzerrollen.
Sie erhalten eine Übersicht über die Rollen, die der ausgewählte Nutzer bereits besitzt.
Klicken Sie auf den Button Alle Rollenanzeigen.
Aktivieren Sie die Rollen, die Sie dem Nutzer zuweisen möchten.
Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.
Um wieder auf den Überblick der zugewiesenen Rollen zurückzukommen, klicken Sie auf den Link Nur zugewiesene Rollen anzeigen.
Klicken Sie auf den Link Ererbte Rollen, um zu sehen, welche Nutzerrollen miteinander verknüpft sind.
Klicken Sie auf den Link Berechtigungen anzeigen, um zu sehen, welche Berechtigungen die zugewiesenen Nutzerrollen enthalten.
Klicken Sie auf den Link Keine Berechtigungen anzeigen, um wieder auf den Überblick der zugewiesenen Rollen ohne Berechtigungen zurückzukommen.
Reiter Berechtigungen
Berechtigungen werden zu Nutzerrollen zugeordnet und definieren, welche Befugnisse die jeweilige Rolle im Portal erhält. Voraussetzung: Um eine Berechtigung hinzuzufügen, benötigen Sie Zugriff auf das SITEFORUM Studio.
Klicken Sie auf den Reiter Berechtigungen.
Alle Berechtigungen des Nutzers werden aufgeführt.
Als "Portal Master" haben Sie die Möglichkeit, sich direkt als den gewählten Nutzer anzumelden. Dies ist sinnvoll, wenn der Nutzer z. B. Probleme in seinem Portal hat.
Hinweis: Sie müssen Pop-up Fenster akzeptieren, um diese Funktion zu nutzen. Der temporäre Login als Nutzer muss unter Tools & Administration > Portaleinstellungen > Anmeldung & Passwort aktiviert sein.
Klicken Sie in der linken Navigation unterhalb von Sicherheit auf Einloggen als Nutzer.
Klicken Sie auf den Button OK, um zu bestätigen, dass Ihre Sitzung geschlossen wird.
Nach dem erfolgreichen Login können Sie sich frei im Portal aus der Sicht des Nutzers bewegen.
Mit dem Nutzer Roll-Up können Sie unterschiedliche Nutzer als Quelle auswählen und in einem einzigen Zielnutzer verbinden.
Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
Klicken Sie die Menüfolge Marketing & CRM > Nutzer & Kontakte.
Klicken Sie in der linken Navigation auf Roll-Up.
Klicken Sie in das Feld Ausgewählte Benutzer und wählen Sie einen Nutzer als Quelle aus.
Wählen Sie, welche Daten aus den unterschiedlichen Bereichen übernommen werden sollen.
Hinweis: Sie können diesen Schritt mit so vielen Nutzern als Quelle so oft wie gewünscht wiederholen. Um einen Nutzer als Quelle zu entfernen, klicken Sie auf das x Icon.
Klicken Sie in das Feld Verweisziel und wählen Sie Ihren Zielnutzer aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Quellnutzer, die für die Zusammenführung ausgewählt werden, nach der Zusammenführung unwiderruflich gelöscht werden.
Klicken Sie auf Roll-Up um die Zusammenführung zu bestätigen.
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