Webmail

• 1. E-Mails
  • 1.1 Verfassen
  • 1.2 Als Entwurf speichern
  • 1.3 Abrufen
  • 1.4 Lesen
  • 1.5 Verwenden
  • 1.6 Filtern
  • 1.7 Löschen
  • 1.8 Massenoperationen
• 2. Ordner
  • 2.1 Hinzufügen
  • 2.2 Umbenennen
  • 2.3 Löschen
  • 2.4 Verschieben
  • 2.5 Synchronisieren
• 3. Adressbuch
  • 3.1 Hinzufügen
  • 3.2 Bearbeiten
  • 3.3 Importieren
  • 3.4 Eintrag löschen
  • 3.5 Adressbuch löschen
  • 3.6 Verteiler
  • 3.6.1 Verteiler bearbeiten
  • 3.6.2 Verteiler löschen
  • 3.6.3 Verteiler hinzufügen
  • 3.7 Portalnutzer
• 4. PGP-Verschlüsselung
  • 4.1 Keys
  • 4.2 Key importieren
  • 4.3 Public Key löschen
  • 4.4 Neue Schlüssel generieren
• 5. Einstellungen
  • 5.1 Mailboxen
  • 5.2 Mailbox hinzufügen
  • 5.3 Mailbox bearbeiten
• 6. Webmail Nutzer
  • 6.1 Übersicht
  • 6.2 Hinzufügen

v12.0 - Stand: 28.03.2022

---

Mit Webmail haben Sie ein persönliches Verwaltungssystem für E-Mails. Sie können mehrere Mailboxen gleichzeitig verwalten und beliebig viele Ordner erstellen. Sie haben die Möglichkeit, mit Filtern eine Vorsortierung vorzunehmen und Adressen sowie Signaturen zu verwalten.

1. E-Mails

Ihre E-Mails verwalten Sie in Ihrem Posteingang bzw. in weiteren, von Ihnen erstellten Ordnern. Mit einem Klick auf das Modus-Icon können Sie die Anzeige von der E-Mail Liste und dem Mailinhalt in ihren Mailboxen ändern.

1.1 Verfassen

1. Klicken Sie in der Kopfleiste auf +E-Mail

2. Wählen Sie im Bereich Kopfzeile über die Auswahlliste Von den gewünschten Absender aus, sofern Sie mehrere Mailboxen besitzen.
3. Geben Sie in das Feld An, Empfänger die Adresse des Empfängers/der Empfänger ein.
   Hinweis: Sie müssen lediglich einen Teil des gewünschten Namens eingeben, eine Auswahl aller möglichen Empfänger, die mit dem Namen übereinstimmen, wird angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Empfänger mit der Maus aus. Ist der Empfänger noch nicht in Ihrem Adressbuch eingetragen, werden Sie nach dem Absenden der E-Mail gefragt, ob Sie die Daten des Empfänger im Adressbuch speichern möchten.
   Achtung: Trennen Sie jeweils mehrere Empfänger mit einem Komma.
4. Klicken Sie auf den Button CC, wenn Sie jemanden in Kopie setzen möchten. Geben Sie den Empfänger in das aufgehende Feld ein.
5. Klicken Sie auf den Button BCC, wenn Sie jemanden in Blindkopie (der eigentliche Empfänger sieht BCC-Empfänger nicht) setzen möchten. Geben Sie den Empfänger in das aufgehende Feld ein.
6. Klicken Sie auf den Button Priorität, um die Priorität, die standardmäßig auf "Normal" eingestellt ist, zu ändern.
7. Geben Sie im Bereich Betreff & Inhalt in das Feld Betreff einen Betreff passend zum E-Mail-Inhalt ein.
8. Geben Sie in das Feld Inhalt den Text der E-Mail ein.
9. Klicken Sie auf den Button Signatur, um eine Signatur an das Ende der E-Mail einzufügen, s. auch 5.3 Mailbox bearbeiten.
10. Wenn verfügbar, aktivieren Sie die Option PGP-Verschlüsselung, um die E-Mail verschlüsselt zu senden s. auch 4. PGP-Verschlüsselung.
11. Klicken Sie auf den Button Anhänge auf den Button Daten von meinem Computer auswählen, wenn Sie einen Anhang auswählen möchten - Sie können Dateien auch direkt von Ihrem Computer in den entsprechenden Bereich ziehen.
    Um den Anhang wieder zu löschen, klicken Sie auf das Icon Löschen bei dem Anhang.
12. Klicken Sie auf den Button Senden, wenn Sie die E-Mail versenden möchten.

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1.2 Als Entwurf speichern

1. Klicken Sie in der Kopfleiste auf +E-Mail

2. Verfassen Sie Ihre E-Mail, s. dazu 1.1 Verfassen.
3. Klicken Sie am Ende der Maske auf den Button Speichern.

Die E-Mail wird im Ordner "Entwurf" gespeichert, s. dazu 2. Ordner. Sie können sie jederzeit aufrufen, bearbeiten und abschicken.



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1.3 Abrufen

• Klicken Sie im Verzeichnisbaum unterhalb vom Kalender auf den Kontonamen der entsprechenden Mailbox, z. B. vorname.nachname@domain.de - alternativ können Sie auf den "Aktualisieren" Button in der Kopfleiste klicken.

Neue E-Mails werden vom Server abgerufen und im "Posteingang" der jeweiligen Mailbox abgelegt und als neu gekennzeichnet.



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1.4 Lesen

• Wählen Sie die gewünschte E-Mail und klicken Sie auf den Betreff.

Im Aktionsreiter können Sie weitere Aktionen vornehmen: "Beantworten", "Allen antworten", "Weiterleiten", etc. (s. auch 1.5 Verwenden). Das "v" Icon öffnet weitere Anzeigemöglichkeiten:

• Kopfzeilen Zeigt den Inhalt der Kopfzeile an.
• Original Zeigt die E-Mail in ihrem Originalformat. Mit Klick auf den Link Original-E-Mail runterladen können Sie die E-Mail runterladen und lokal abspeichern.
• Herunterladen Ermöglicht Ihnen die E-Mail herunterzuladen.
• Text Zeigt den Inhalt der E-Mail als reinen Text an.
• HTML Zeigt den Inhalt der E-Mail in HTML an, sofern die erhaltene E-Mail eine HTML-Mail ist.

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1.5 Verwenden

Sie können mit einer E-Mail diverse Aktionen ausführen.

1. Klicken im Verzeichnisbaum auf Posteingang.
2. Wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und klicken Sie auf den Betreff der E-Mail.

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Beantworten, um dem Sender eine Antwort zu schicken.
Die E-Mail geht zurück an den Empfänger. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Sie können die E-Mail auch an andere oder mehrere Empfänger verschicken. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Allen antworten, um dem Sender und weiteren Empfängern eine Antwort zu schicken.
Wurde die E-Mail an mehrere Personen verschickt, schicken Sie Ihre Antwort mit dieser Option an alle zurück, nicht nur an den Sender. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Sie können noch weitere Empfänger angeben oder andere rauslöschen. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Weiterleiten, um die E-Mail an eine andere Person weiterzuleiten.
Leiten Sie die E-Mail an andere Personen weiter. Geben Sie die gewünschten Empfänger im Bereich An ein. Der bestehende Text wird mit dem Zeichen ">" markiert und eingerückt. Für Details s. 1.1 Verfassen.

Drucken, um eine E-Mail zu drucken.

Einzel-Ansicht, um die E-Mail in einem neuen Tab zu öffnen.

Aufgabe hinzufügen, um eine E-Mail als Aufgabe hinzuzufügen (falls Aufgaben in Ihrem Portal aktiviert sind).

Löschen, um die E-Mail in den Papierkorb zu verschieben.
Benötigen Sie die E-Mail nicht mehr, können Sie sie löschen. Die E-Mail wird in den Papierkorb verschoben, von wo aus Sie immer noch drauf zugreifen können, bis der Papierkorb geleert wird.




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1.6 Filtern

1. Tragen Sie in der Eingabemaske in der Kopfleiste ihr Stichwort ein und klicken Sie auf den Filter Button.

Alle passenden E-Mails werden aufgelistet.



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1.7 Löschen

Um eine E-Mail zu löschen,

1. wählen Sie die entsprechende E-Mail aus und klicken Sie auf ihren Betreff.
2. Klicken Sie das Löschen Icon "X"

Die E-Mail wird in den Papierkorb verschoben, wo sie noch aufrufbar ist, bis der Papierkorb geleert wird.



Um mehrere E-Mails zu löschen,

1. Gehen Sie in den entsprechenden "Posteingang".
2. Aktivieren Sie die entsprechenden E-Mails, in dem Sie die Option am Anfang der Zeile anklicken.
3. Klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie "Löschen".

Die E-Mails werden in den Papierkorb verschoben, wo sie noch aufrufbar sind, bis der Papierkorb geleert wird.



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1.8 Massenoperationen

1. Gehen Sie in den entsprechenden "Posteingang".
2. Wählen Sie die entsprechenden E-Mails aus, in dem Sie die Option am Anfang der Zeile anklicken
3. Sobald Sie eine E-Mail ausgewählt haben, erscheint ein "Aktionen"-Feld
4. Hier können Sie die ausgewählten E-Mail: Verschieben, Kopieren, Löschen, Als gelesen markieren, Als ungelesen markieren, in den Medienpool kopieren
5. Hinweis: Mit den Buttons: Alle, Keine, Ungelesen, Gelesen können Sie die entsprechenden E-Mails mit einem Knopfdruck auswählen

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2. Ordner

Standardmäßig verfügen Sie über die folgenden Ordner links im Verzeichnisbaum:

• Posteingang Das ist immer das oberste Verzeichnis. Es können keine Ordner oberhalb angelegt werden.
• Versandt Hier werden alle gesendeten E-Mails abgelegt.
• Entwürfe Hier werden alle gespeicherten E-Mails abgelegt.
• Papierkorb Hier werden alle gelöschten E-Mails abgelegt.

Sie können so viele Ordner anlegen, wie Sie benötigen und diese ineinander verschachteln. Um in einen Ordner zu gelangen, klicken Sie ihn an.
Blaue Ordner sind lokale Ordner, gelbe Ordner sind sogenannte "remote" Ordner die auf dem Server existieren und zwischen verschiedenen E-Mail-Klienten synchronisiert werden können.
Hinweis: Pop3-Postfächer unterstützen nur lokale Ordner.



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2.1 Hinzufügen

1. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf den Aktionen > Ordner - Hinzufügen.

3. Geben Sie in das Feld Ordnername einen Namen für den Ordner ein.
4. Je nachdem, ob die E-Mail Adresse IMAP unterstützt, können Sie wählen, ob der Ordner nur lokal im Webmail erstellt werden soll - wenn es eine Pop3 Adresse ist, entfällt diese Option, da bei Pop3 nur lokale Ordner zur Verfügung stehen.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

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2.2 Umbenennen

1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie umbenennen möchten.
2. Klicken Sie auf den Aktionen > Ordner - Umbenennen.

3. Geben Sie in das Feld Ordnername einen neuen Namen für den Ordner ein.
4. Klicken Sie auf den Button Speichern.

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2.3 Löschen

1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf den Aktionen > Ordner - Löschen.

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

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2.4 Verschieben

1. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie verschieben möchten.
2. Klicken Sie auf den Aktionen > Ordner - Verschieben.

3. Wählen Sie das Verweisziel wo der Ordner hin verschoben werden soll.

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3. Adressbuch

Verwalten Sie Ihre Kontakte im Adressbuch.

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf den Button Adressbuch.

Alle Einträge werden aufgelistet. Mit Klick auf einen Buchstaben des Alphabets können Sie bestimmte Einträge schneller auswählen und mit dem Filter nach Stichworten suchen.

3.1 Hinzufügen

1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

2. Klicken Sie auf den Button +Adresse.

3. Geben Sie in das Pflichtfeld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.
4. Geben Sie in das Feld Benutzername einen Namen für den Kontakt ein.
5. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein.
6. Geben Sie in das Feld Nachname Nachnamen ein.
7. Geben Sie in das Feld Notizen bei Bedarf Notizen passend zum Eintrag ein.
8. Klicken Sie auf den Button Speichern.

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3.2 Bearbeiten

1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf das "v" Icon und wählen Sie "Bearbeiten"

4. Bearbeiten Sie den Eintrag wie gewünscht, s. dazu 3.1 Hinzufügen.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

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3.3 Importieren

1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

2. Klicken Sie auf den blauen Aktionen Button und danach auf Import.

3. Im Bereich Zuweisungen & Werte können Sie Beispiel Dateien herunterladen.
4. Im Bereich Hochladen können Sie Dateien von Ihrem Computer in das Feld ziehen, oder mit Klick auf den Button "Dateien von meinem Computer auswählen" die entsprechende Dateien auswählen.
5. Im Bereich Datei-Optionen können Sie die Optionen für Codierung, Zellen- & Texttrenner einstellen.
6. Klicken Sie auf Weiter um die zu importierenden Einträge aus Ihrer Datei zu sehen.

7. Schließen Sie den Import mit Klick auf "Import starten" ab.

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3.4 Eintrag löschen

1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

2. Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf das "v" Icon und wählen Sie "Löschen"

4. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.
5. Alternativ können Sie mehrere Einträge gleichzeitig markieren und über die Massenoperation "Löschen" aus dem Adressbuch entfernen.

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3.5 Adressbuch löschen

1. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

2. Klicken Sie auf Aktionen -> Alle Einträge löschen.

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

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3.6 Verteiler

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Hier gelangen Sie zu einer Übersicht über bestehende Verteiler und können diese bearbeiten oder löschen.
• Mit einem Klick auf den Button +Verteiler können Sie neue Verteiler erstellen.

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3.6.1 Verteiler bearbeiten

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Wählen Sie in der Übersicht einen Verteiler aus und klicken Sie im Bereich Aktionen auf das "v" Icon und Bearbeiten.

• Hier können Sie den Namen und die Beschreibung des Verteilers editieren und unter E-Mails bestehende entfernen

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3.6.2 Verteiler löschen

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

• Klicken Sie auf den Reiter Verteiler.
• Wählen Sie in der Übersicht einen Verteiler aus und klicken Sie im Bereich Aktionen auf das "v" Icon und Löschen.

• Bestätigen Sie den Löschvorgang indem Sie auf Ok klicken.

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3.6.3 Verteiler hinzufügen

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

• Hier können Sie Adressen auswählen und mit Hilfe der Massenoperation a) einen neuen Verteiler erstellen oder b) die Adressen einem bestehenden Verteiler hinzufügen.

• Sie können außerdem auf den Reiter Verteiler klicken und mit dem Button +Verteiler einen neuen Verteiler hinzufügen.

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3.7 Portalnutzer

Hinweis: Dieser Reiter ist nur für Portal Master sichtbar.

• Klicken Sie in der oberen Navigation auf Adressbuch.

• Klicken Sie auf den Reiter Portalnutzer
• Hier können Sie Nutzer die in Ihrem Portal registriert sind, als Empfänger auswählen.

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4. PGP-Verschlüsselung

Der PGP-Verschlüsselung dient der Ver- und Entschlüsselung von E-Mails und Daten sowie zum Erzeugen und Prüfen elektronischer Signaturen. Wenn verfügbar, können sie eigenständig Schlüssel erstellen und verwenden.

Der Public Key ist der öffentliche Schlüssel, den andere Menschen, mit denen Sie kommunizieren, benötigen, um Ihre Verschlüsselungen entschlüsseln zu können. Der Private Key ist Ihr privater Key, den nur Sie haben, mit dem Sie Ihre E-Mails verschlüsseln. Weitere externe Informationen zum PGP-Verschlüsselung finden Sie hier.

Um zum PGP-Verschlüsselung zu gelangen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Webmail.
3. Klicken Sie auf den blauen Aktionen Button und wählen Sie Webmail Einstellungen.

4. Klicken Sie auf den Reiter Verschlüsselung.

Das Grundprinzip der Verschlüsselung von E-Mails funktioniert folgendermaßen:

1. Nutzer A generiert sich einen Private Key und einen Public Key über Verschlüsselung > +Schlüssel. Mit dem Private Key entschlüsselt Nutzer A E-Mails, die an ihn verschlüsselt gesendet wurden und den Public Key stellt Nutzer A allen Personen bereit, die ihm eine verschlüsselte E-Mail senden möchten. Der Public Key ist ein öffentlicher Schlüssel, ähnlich einer Telefonnummer, der öffentlich gemacht werden kann. Der Public Key kann z. B. auf einer Webseite stehen oder per E-Mail verschickt werden.
2. Nutzer B möchte nun Nutzer A eine verschlüsselte E-Mail schicken. Dazu muss Nutzer B den Public Key von Nutzer A erfragen. Nutzer A exportiert seinen Public Key über PGP-Verschlüsselung > Public Keys > Export und gibt ihn in irgendeiner Form an Nutzer B weiter.
3. Nutzer B importiert den Public Key von Nutzer A über Verschlüsselung > +Import.
4. Nutzer B verfasst nun die E-Mail für Nutzer A, die verschlüsselt werden soll. Um die E-Mail zu verschlüsseln, klickt aktiviert im Bereich Betreff & Inhalt unterhalb des Inhalts der E-Mail die Option PGP-Verschlüsselung.  Wenn die E-Mail fertig geschrieben ist, versendet sie Nutzer B wie gewohnt.
5. Nutzer A empfängt die E-Mail, deren Inhalt verschlüsselt ist. Um den Inhalt lesen zu können, klickt er auf das Schloss vor dem verschlüsselten Text.
6. Nutzer A wird daraufhin aufgefordert, sein Passwort einzugeben, dass er bei der Generierung des Schlüsselpaars hinterlegt hat. Nach der korrekten Eingabe des Passworts wird der Inhalt entschlüsselt und die E-Mail kann gelesen werden.
7. Wenn Nutzer A nun ebenfalls eine verschlüsselte E-Mail an Nutzer B zurück schicken möchte, muss Nutzer A den Public Key von Nutzer B erfragen und bei sich importieren.

4.1 Keys

Hier werden die eigenen Public Keys, aber auch importierte Public Keys aufgelistet:

• Gültigkeit Zeigt die Gültigkeit des Keys an, grün = gültig, rot = ungültig.
• Kontakt Zeigt den Nutzer und die dazugehörige E-Mail-Adresse an.
• Ablaufdatum Zeigt das Ablaufdatum des Keys an.
• Ansicht Mit Klick auf das entsprechenden Icon können Sie den Public, sowie den Private Key einsehen.
  • Kopieren Sie den kompletten Public Key in Ihre Zwischenablage, z. B.
    
    -----BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
    Version: GnuPG v1.4.5 (GNU/Linux)
    
    mQGiBEdWj1QRBADN87W2/36pItdx1JZyLDtJ73lO5hINH/XthLojYiW3yVPAbTXV
    phg5bI5bLmmO7BaBiH4l1KOspjGmMXnOMJzCdTq2loSdhN1g0OpPM4UgCphoOv04
    Ed30G0ciZynTNhh5GsnEnBsuDv6aoGn12SE3RP0NTrURybr3kOTV5tM3fwCgu1o6
    RS3mkx43UX+upBB5W/yRy78D/1APPzacUveg4BiftyLiHCJyb+I/whOn/jvnxn6s
    xYiempzkPLJ91Es+EzMNxEyZQFKv5YhIWz1pFluIPUY0PSUYXdnF1Kt1ez0/Vwdm
    jYJCXOqRHApESScPB56wKvXifovIDvYMQGzUQDeQXtlTT2sHV0rtdet0IzpBSRKZ
    Cf/cA/9v/1ZnjC13++WRUdSedAh3NqidaCEOM6QSTMYMNH6ZsoHcyab/+FHFr0aK
    Tp2/98TFqErHdmDD7528qDnMZhlhv5mZ+LJL24NXSaOTpcDcj9ZhWSuee8GP+73b
    HEsmTK1TYfR/CyMp9QOhZADGN+JRJkvhOe4oVc3gOGvcYgMZXrQfTGVpbGEgKC0p
    IDxsZWlsYUBzaXRlZm9ydW0uY29tPohmBBMRAgAmBQJHVo9UAhsjBQkAA/SABgsJ
    CAcDAgQVAggDBBYCAwECHgECF4AACgkQQHd7bUyvB37m8gCfUoayoKo/yzFjlsPu
    huAbufAjO0iSBi3P+6dLlWMFVYsFXcImzdpdq6zVPXpuhOlyOFwr6GAMyzZvA5br
    nSOuvqlxCMgLAAMGB/wKsx5Yl4D0HEErdrw43bjbW29zZAsyPSS8qcS/WRCiUswF
    2Ua8x1HjK6K9eYzd2eLma5uDqtGLspC+3yQCngtXfAbOMRtKpbT0KcYNDjINoQzk
    eyNMDKz99Ym2yehEJSf0KsLRypyQ6ji6bUCzFJlpJzSovCm30IP15xXQQVkqkFsB
    qzXkqiy4KtWcSgoIqULa8T8Znf+ZxpfZH79uHUwGVF8Oz3/Bkah7APDzgJF/Uk4m
    Cs4UY5akeI4ooyeprBUwuTKNd5SMnb+2XguNJH5DbTl359M3TV7TQtYr2fJ+m3pN
    rQ/dKMUSFwnJt0L5/ZA3W/P9Eb1Fwh6IEdddrX1riE8EGBECAA8FAkdWj1wCGwwF
    CQAD9IAACgkQQHd7bUyvB34vugCgmXwOcmvQN7NPZUd73LKZFmZJi7MAn2nGELeA
    knFP/Mv2+1TqP2ngK6+D
    =8R8b
    -----END PGP PUBLIC KEY BLOCK-----
  • Fügen Sie den kompletten Key an die gewünschte Stelle ein, z. B. in einer E-Mail oder auf Ihrer Webseite.
• Löschen Mit Klick auf den Button können Sie den Key löschen.
  Hinweis: Ein Public Key kann erst gelöscht werden, wenn der zugehörige Private Key gelöscht wurde.

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4.2 Key importieren

Ein Public Key muss erst importiert werden, bevor er zur Entschlüsselung von E-Mails verwendet werden kann.

1. Klicken Sie auf den Button +Import.

2. Kopieren Sie in das Feld ASCII-armored public key den Public Key, den Sie vom Empfänger der verschlüsselten E-Mail erhalten haben.
3. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

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4.3 Key löschen

1. Wählen Sie den Key, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Icon Löschen.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit Klick auf den Button OK.

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4.4 Neue Schlüssel generieren

1. Klicken Sie auf den Button +Schlüssel.

2. Geben Sie in das Feld Name den Namen ein.
3. Geben Sie in das Feld E-Mail-Adresse die gewünschte E-Mail-Adresse ein.
4. Geben Sie in das Feld Kommentar bei Bedarf einen Kommentar ein.
5. Wählen Sie im Bereich Schlüsselgröße die gewünschte Schlüsselgröße.
   Hinweis: Wir empfehlen einen 2048 bit Schlüssel, wenn Ihr Fokus auf Sicherheit liegt.
6. Geben Sie in das Feld Läuft ab die Anzahl ein, wann der Schlüssel verfallen soll, wählen Sie aus der Auswahlliste daneben die Einheit aus.
   Hinweis: Wenn Sie das Feld leer lassen, wird der Schlüssel nicht verfallen.
7. Geben Sie in das Feld Passwort ein Passwort ein.
8. Geben Sie in das Feld Passwort wiederholen das Passwort erneut ein.
9. Klicken Sie auf den Button Schlüssel erzeugen, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Sie erhalten eine Erfolgsmeldung, sobald das Schlüsselpaar erstellt wurde.



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5. Einstellungen

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Webmail.
3. Klicken Sie auf den blauen Aktionen Button und wählen Sie Webmail-Einstellungen.

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5.1 Mailboxen

Hier können Sie diverse Einstellungen für Ihr E-Mail-Account vornehmen. Erstellen Sie Filter, wenn beim Erhalt bestimmter E-Mails eine spezielle Aktion durchgeführt werden soll oder verfassen Sie Ihre persönliche E-Mail-Signatur.

• Status Zeigt an, ob die Mailbox aktiv oder inaktiv ist; grün = aktiv, rot = inaktiv.
• E-Mail Zeigt die E-Mail-Adresse an.
• Server (Eingang) Zeigt Details zum Posteingangsserver an.
• Server (Ausgang) Zeigt Details zum Postausgangsserver an.
• Autocheck Zeigt an, ob E-Mails automatisch per Hintergrundprozess abgerufen werden; grün = Hintergrundprozess aktiv, rot = Hintergrundprozess inaktiv.
• Aktionen - Hier können Sie die entsprechende Mailbox Bearbeiten, Signatur und Filter erstellen, oder Löschen.

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5.2 Mailbox hinzufügen

In diesem Bereich können Sie sich eine weitere Mailbox erstellen. Sie benötigen hierfür Informationen über den Mailserver. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator.

1. Klicken Sie auf den Button +Mailbox.

2. Geben Sie in das Feld E-Mail die zugehörige E-Mail-Adresse ein, z. B. max@mustermann.com.
3. Geben Sie in das Feld Mailbox Login den Login der Mailbox des Mailservers ein.
4. Geben Sie in das Feld Passwort das Passwort des Nutzers für das Mailkonto ein.
5. Geben Sie in das Feld Server (Eingang) den Typ, Namen und Port des eingehenden Mailservers ein, z. B. 122.122.123.0.
6. Geben Sie in das Feld Server (Ausgang) den Typ, Namen und Port des sendenden Mailservers ein, z. B. 122.122.122.1.
7. Im Bereich Optionen:
   • Aktiveren Sie die Option Kopie, um E-Mails vom Mailserver löschen.
   • Aktiveren Sie die Option Autocheck, um E-Mails automatisch per Hintergrundprozess vom Server abzuholen.
   • Aktiveren Sie die Option Status, um die Mailbox zu aktivieren.
8. Im Bereich Admin-Einstellungen unter Zugriff Level können Sie einstellen, ob der Webmail Manager oder nur der Benutzer die Postfacheinstellungen ändern können.
9. Klicken Sie auf den Button Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

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5.3 Mailbox bearbeiten

1. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Webmail.
2. Klicken Sie auf den blauen Aktionen Button und wählen Sie Webmail-Einstellungen
3. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf das "v" Icon und wählen Sie Bearbeiten bei der entsprechenden Mailbox.

Reiter Mailbox

Hier können Sie Einstellungen, die die Mailbox direkt betreffen, ändern, s. dazu 5.2 Mailbox hinzufügen.



Reiter Signatur

Hier können Sie eine Signatur anlegen, die Sie in Ihre E-Mails einfügen können.

1. Geben Sie in das Feld Ihre Signatur ein.
2. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Reiter Filter

Hier können Sie einen Filter anlegen bzw. bestehende bearbeiten, um eingehende E-Mails je nach Bedingung in angegebene Ordner zu verschieben.

1. Klicken Sie auf den Button + Filter.

2. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für den Filter ein, z. B. Management, Spam
3. Wählen Sie im Bereich Regeln die gewünschte Regel aus, z. B. Wenn "Von" enthält "Meyer" und
4. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.
5. Verknüpfen Sie bei Bedarf die Regel mit einer weiteren Regel (UND/ODER).
6. Wählen Sie anschließend den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen, z. B. Chefetage oder Papierkorb
7. Aktiveren Sie die Option Aktiv.
8. Klicken Sie auf den Button Speichern.

Die Regel für diesen Filter lautet nun:
"Wenn der Absender der E-Mail den Namen Meyer enthält, wird die E-Mail automatisch in den Ordner Chefetage verschoben."
" Wenn der Betreff Spam enthält oder der Betreff love enthält, wird die E-Mail automatisch in den Ordner Papierkorb verschoben"



Reiter Ordner

Mit Klick auf diesen Reiter sehen Sie die zugewiesenen Standard Ordner und können diese mit dem Dropdown ändern.

• Bestätigen Sie den Vorgang mit Klick auf den Button Speichern.

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6. Webmail Nutzer

Nur als Nutzer mit der Rolle "Portal Master" oder "Webmail Manager" haben Sie Zugriff auf diesen Untermenüpunkt, um Nutzern die Rolle "Webmail User" zu geben, damit diese Webmail nutzen können.
Als Webmail Manager oder Portal Master können Sie E-Mail-Accounts für Webmail Nutzern erstellen und diese verwalten. An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Webmail Nutzer Ihres Portals. Lassen Sie sich einzelne Nutzer anzeigen und richten Sie persönliche Mailboxen ein, die für den Versand und den Empfang von E-Mails notwendig sind. Hinweis: Sollte der Nutzer noch nicht existieren, können Sie ihn hier anlegen. Der neue Nutzer wird automatisch als Webmail-Nutzer angelegt.

1. Klicken Sie auf den Button Portal Manager, um in den administrativen Bereich zu gelangen.
2. Klicken Sie die Menüfolge Intranet & Backoffice > Webmail.
3. Klicken Sie auf den blauen Aktionen Button und wählen Sie Webmail Nutzer.

6.1 Übersicht

Sie erhalten eine Tabelle mit allen exisiterenden Webmail Usern:

• Status Zeigt den Status des Nutzers an.
• Name, Vorname Zeigt den Namen des jeweiligen Nutzers an.
• Unternehmen Zeigt die Firma des jeweiligen Nutzers an.
• E-Mail Zeigt die E-mail-Adresse des jeweiligen Nutzers an.
• Mailboxen Zeigt an, wie viele Mailboxen jeder Nutzer besitzt.
• Aktionen Hier können Sie die Mailboxen des Webmail Nutzers verwalten und Löschen.

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6.2 Hinzufügen

Jeder Webmail User muss mindestens einen E-Mail-Account besitzen. Webmail User benötigen außerdem einen persönlichen Zugang zum Portal.

1. Klicken Sie auf den Button +Webmail Nutzer.

a) Nutzer existiert bereits im Portal

1. Geben Sie in das Feld einen Teil des Namens des Nutzers ein.
2. Wählen Sie aus der Liste den gewünschten Nutzer aus.
3. Klicken Sie auf den Button Speichern.

b) Neuen Nutzer dem Portal hinzufügen

1. Geben Sie in das Feld Anrede die Anrede ein.
2. Geben Sie in das Feld Vorname den Vornamen ein.
3. Geben Sie in das Feld Nachname den Nachname ein.
4. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.
5. Klicken Sie auf den Button Speichern.

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