Digitales Antragswesen für die Kunden der Versorgungsausgleichskasse in Schleswig-Holstein

Die VAK, also die Versorgungsausgleichskasse der Kommunalverbände in Schleswig-Holstein, ist der Dienstleister für Kommunen und kommunale Einrichtungen für die Bereiche Beamtenversorgung, Beihilfekasse, Bezügekasse (Besoldung/Entgelt) uvm. Insbesondere der Bereich “Bezügekasse” erfordert einen gut funktionierenden und reibungsfreien Informationsaustausch mit den Personalstellen seiner Mitglieder (Städte, Gemeinden, Ämter, etc). 

Ausgangssituation

Der Bereich “Bezügekasse” war bei der VAK jahrelang von umfangreichen und vor allem papierbasierten Abläufen geprägt. Zahlreiche  Meldungstypen, also Formulare die von den Mitgliedern zur Berechnung und Beantragung für die  Bezüge ihrer Mitarbeiter ausgefüllt und versendet werden müssen, wurden über die klassischen Wege eingereicht: per Post, per Fax oder eingescannt per E-Mail. Sowohl die Verteilung an die entsprechenden Sachbearbeiter als auch die Bearbeitung lief demzufolge genauso manuell und zeitaufwendig wie die Anschlusskommunikation mit den Mitgliedern. Ein Umstand, der für die VAK und seine Kunden  nicht besonders komfortabel und zukunftssicher war. Das Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes (OZG) für Kommunen verstärkte den Handlungsbedarf zusätzlich.

Auftrag

Die VAK beauftragte nach einer intensiven Recherche Ende 2018 SITEFORUM mit der Umsetzung eines Mitglieder- / Kundenportals, das die starren und komplexen Prozesse für die Mitglieder und Sachbearbeiter komfortabel und schneller macht. Da alle Meldungen eine Unterschrift erfordern, musste zudem die Verwendung einer digitalen Signatur umgesetzt werden. Die Lösung sollte zudem nicht nur zuverlässig sondern vor allem auch sicher sein. Attribute, die SITEFORUM schon bei einem ähnlich gelagerten Kundenportal für die “VBL” (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder) eindrucksvoll beweisen konnte.

Lösung

SITEFORUM setzte zunächst auf Basis der Digitalisierungsplattform ein geschlossenes Kundenportal auf: VAKdirekt. Über ein sogenanntes Triple Opt-In Verfahren wird ein sicherer Zugang gewährleistet. Alle bisherigen papierbasierten Meldungstypen wurden mit Hilfe des SITEFORUM Form Builders in digitale Formulare übertragen, um den Antrags- bzw. Meldeprozess so komfortabel wie möglich zu gestalten. Den jeweiligen Bearbeitungsstatus haben die Mitglieder danach stets im Überblick. Auch die digitale Signatur konnte in den entsprechenden Prozessen integriert werden.



Anschließend wurde ein Dashboard entwickelt, das die intelligente Verteilung der Meldungen auf die zuständigen VAK Sachbearbeiter automatisiert übernimmt. Zusätzliche digitale Workflows helfen bei der effizienten Abarbeitung der Meldungen. Um Personalausfälle (Fehlzeit, Urlaub, etc.) zu kompensieren, wurde zudem ein Vertretermodul umgesetzt. 

Selbstverständlich wurden auch die hohen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zum dauerhaften Betrieb der Lösung erfüllt.

Ergebnis

Seit dem Launch des Kundenportals “VAKdirekt” im August 2019 erfolgen inzwischen nahezu 100% der Meldungen an die Bezügekasse digital über die SITEFORUM basierte Lösung. In Zahlen: ca. 6.000 Meldungen pro Monat. Der Postweg ist seither Geschichte. Besonders in der COVID-19 Pandemie war der Effekt der Digitalisierung des Antragswesens deutlich zu spüren, da sämtliche Meldungen auch ohne eine physische Anwesenheit im Büro (Poststelle, Sachbearbeiter) wie gewohnt bearbeitet werden konnten. Ein Punkt, der besonders die Kunden (Mitglieder)  positiv stimmte.

Die VAK plant nun weitere Projekte wie die Anbindung der eAkte und die Ergänzung weiterer Fachbereiche gemeinsam mit SITEFORUM umzusetzen.